APK-data bijhouden is werk voor een computer

Elke planner in het transport heeft er één: een lijstje met kentekens en APK-datums. In Excel, op een whiteboard, of in het hoofd van die ene collega die "het altijd onthoudt".

Hier is het ongemakkelijke nieuws over dat lijstje: de RDW heeft precies hetzelfde lijstje. Alleen dan foutloos, altijd actueel, en van élk voertuig in Nederland.

Waar het handmatige lijstje stukloopt

Overtypen gaat meestal goed. Meestal. Tot het een keer niet goed gaat, en dan zijn dit de klassiekers:

De typefout. 06-04-2027 wordt 04-06-2027. Twee maanden verschil, en niemand die het ziet — tot de brief van de RDW op de mat valt. Of erger: een staandehouding.

De verschoven datum. Een voertuig wordt vervroegd gekeurd, of krijgt een herkeuring na afkeur. De nieuwe vervaldatum wijkt af van het oude ritme, maar het lijstje weet dat niet.

Het gewisselde voertuig. De oude trekker weg, een nieuwe erbij. De wagen staat al drie weken op de zaak voordat iemand hem in het overzicht zet.

De vakantie. Het lijstje klopt — maar degene die het bijhoudt is er twee weken niet, en niemand anders kijkt erop.

Geen van deze fouten is dom. Ze zijn het logische gevolg van mensen die computerwerk doen.

Het register staat gewoon open

Wat veel bedrijven niet weten: de RDW publiceert de basisgegevens van alle gekentekende voertuigen als open data. Kenteken erin, en je krijgt onder meer de APK-vervaldatum en de vervaldatum van de tachograafkeuring terug. Publiek, officieel, en altijd de actuele stand.

Je kunt het zelf proberen: op opendata.rdw.nl zoek je elk kenteken op. Voor één voertuig is dat handig. Voor een wagenpark van vijftien, veertig of honderd voertuigen wil je dat een systeem het voor je doet — elke dag opnieuw.

Hoe wij het hebben opgelost

In Certly voer je van een voertuig alleen het kenteken in. Dat is het hele werk. Daarna:

1. Certly haalt de APK-vervaldatum op bij de RDW — en de tachograafdatum, als die er is. Niets overtypen, dus ook geen typefouten.
2. Elke nacht wordt elk voertuig opnieuw gecontroleerd. Vervroegd gekeurd? Herkeuring gehad? De datum in je overzicht schuift automatisch mee.
3. Verandert de datum, dan herstarten de herinneringen. Je krijgt gewoon weer netjes een mail op 90, 60 en 30 dagen voor de nieuwe datum — en op de vervaldag zelf als het erop aankomt.

In je dashboard zie je bij die documenten een klein 🚗-label: "via RDW". Dat betekent: hier hoeft nooit meer iemand naar om te kijken.

Wat het scheelt

Rijden zonder geldige APK betekent een boete per staandehouding, gedoe met de verzekeraar bij schade, en een voertuig dat per direct stil hoort te staan. Maar eerlijk gezegd is de grootste winst kleiner en alledaagser: niemand hoeft meer het lijstje bij te houden. Niet voor de APK, niet voor de tachograaf.

De chauffeurspas, Code 95 en het rijbewijs van je mensen? Die staan in hetzelfde overzicht, met dezelfde automatische herinneringen — inclusief een mail aan de chauffeur zelf. Zo komt heel je wagenpark én je personeel in één vervalkalender die zichzelf bijhoudt.

Zelf proberen

Je probeert Certly 14 dagen gratis, zonder creditcard. Kentekens invoeren duurt een minuut of tien voor een gemiddeld wagenpark — daarna doet de RDW-koppeling de rest. Instappen vanaf €24,95 per maand — bundels naar bedrijfsgrootte, documenten altijd onbeperkt.