Praktijkscenario's

Zo werkt Certly in de praktijk

Vier scenario's uit de sectoren waarvoor Certly is gebouwd: hoe het certificatenbeheer er vóór en mét Certly uitziet, met de aantallen erbij. De scenario's zijn illustratief — samengesteld uit hoe Certly in de praktijk wordt ingezet, zonder klantnamen of -gegevens.

Scenario 1 — Bouwbedrijf, 18 medewerkers

De situatie. Achttien man op de loonlijst, drie ploegen, werk voor hoofdaannemers die bij de poort passen scannen. Het dossier: 18 VCA's, een handvol heftruck- en hoogwerkerpassen, 4 BHV'ers met jaarlijkse herhaling, en vier keuringsrondes (gereedschap, ladders, hijsmiddelen, valbeveiliging) — ruim 60 documenten in drie ritmes. Bijgehouden in het Excel van de KAM'er, die er elke maand "even doorheen loopt".

Wat er knelde. De VCA-audit kostte elk jaar een week kopieën najagen; twee keer per jaar bleek een pas verlopen op het moment dat een hoofdaannemer hem scande. En het Excel zag alleen wat erin stond — de nieuwe steigerbouwer zonder hoogwerkerpas viel nergens op.

Met Certly. Het Excel is in één import overgezet (een kwartier werk), elke medewerker hangt aan een functieprofiel, en het dashboard toont sindsdien wat er ontbreekt naast wat er verloopt. Medewerkers krijgen hun herinneringen zelf per mail, met een uploadlink voor het nieuwe pasje. De audit-voorbereiding is nu één klik: de bewijsmap-pdf met statusoverzicht en alle certificaten. En de volgende nieuwe steigerbouwer? Die gaat vóór zijn eerste werkdag door de compliance-onboarding (Certly Pro): één persoonlijke link waarmee hij zelf zijn papieren instuurt, en één status die zegt of hij klaar is voor dag één.

Scenario 2 — Transportbedrijf, 12 wagens en 15 chauffeurs

De situatie. Twaalf trekkers en bakwagens, vijftien chauffeurs. Per wagen een APK en tachograafkeuring; per chauffeur een rijbewijs C, Code 95 en bestuurderskaart, drie ADR-chauffeurs, en op bedrijfsniveau de eurovergunning. Ruim 80 datums, bewaakt via de agenda van de planner.

Wat er knelde. De RDW-registercontrole bestrafte elke gemiste APK automatisch, een rijbewijsverlenging bleek een traject van vier maanden dat steeds te laat startte, en de Code 95-uren van chauffeurs waren nergens centraal te zien.

Met Certly. De kentekens zijn ingevoerd en de RDW-koppeling haalt APK- en tachograafdatums automatisch binnen. Chauffeurs krijgen hun herinneringen rechtstreeks (desgewenst in het Engels, Pools of Roemeens), de Code 95-urenteller loopt per chauffeur mee, en de 90-dagenmail voor rijbewijzen is precies het startschot voor de medische keuring. De vaste opleider voor de Code 95-nascholing staat één keer in de jaarplanning: verloopt er iets, dan is de cursusaanvraag één klik op Verlenging aanvragen. De eurovergunning staat als bedrijfsdocument bovenaan — met de accountantsverklaring als bijlage.

Scenario 3 — Installatiebedrijf, 9 monteurs

De situatie. Negen servicemonteurs die de hele week op pad zijn. Het dossier: NEN 3140-aanwijzingen (drie niveaus), F-gassen voor de warmtepompmonteurs, VCA's, en de jaarlijkse keuring van gereedschap en meetinstrumenten in negen bussen.

Wat er knelde. De aanwijzingen waren ooit netjes opgesteld — en daarna nooit meer bekeken; bij een klantaudit bleek de helft verlopen. En monteurs die nooit op kantoor komen, zien geen prikbord en geen gedeelde map.

Met Certly. Elke aanwijzing staat als document met een eigen termijn van drie jaar; de herinstructie wordt per monteur aangekondigd via zijn eigen mail, met uploadlink voor het nieuwe document. De gereedschapskeuring is één cyclus per bus: na de ronde klikt de werkvoorbereider "keuring uitgevoerd" en de volgende datum staat klaar. Bij de eerstvolgende klantaudit was het dossier in één export compleet.

Scenario 4 — Aannemer, 30 eigen mensen en 12 onderaannemers

De situatie. Naast drie eigen ploegen draaien er vaste onderaannemers en zzp'ers mee op projecten voor grote opdrachtgevers. Die stellen per klus eisen — VCA, GPI, geldige keuringen — en willen bewijs zien van iederéén op het werk, dus ook van de inleen. Daarbovenop de bedrijfspapieren per onderaannemer: KvK, verzekering, VCA-bedrijfscertificaat, verklaring betalingsgedrag, G-rekening.

Wat er knelde. Elke projectstart begon met een scanmiddag: kopieën opvragen bij twaalf partijen, nabellen wie er nog miste, en alsnog een discussie bij de poort. Welke onderaannemer zijn bedrijfspapieren al had aangeleverd, wist niemand precies — en of de ploeg van volgende week aan de eisen van dié opdrachtgever voldeed, bleek pas op het werk.

Met Certly. De eisen staan per opdrachtgever en per project vast, en de inzetbaarheidstoets (Certly Pro) kleurt iedereen groen, oranje of rood vóórdat de ploegindeling de deur uit gaat — inclusief de vraag of alles geldig blíjft tot de einddatum van de klus. De onderaannemers houden hun eigen mensen bij via hun portaal (add-on), en per partij groeit het bedrijfsdossier met een compliance-score; ontbrekende stukken opvragen is één knop. De opdrachtgever krijgt per project een deellink — de scanmiddag is afgeschaft.

Herken je je bedrijf?

De aantallen verschillen, het patroon niet: tientallen documenten in drie of vier ritmes, bewaakt door één persoon met een lijstje — tot dat een keer misgaat. Per branche staat de volledige uitwerking klaar: bouw, transport, installatie, groen, taxi & zorgvervoer en industrie.