Vergelijking
Certificaten bijhouden: Excel of Certly?
Laten we eerlijk beginnen: wij geven zelf gratis Excel-trackers weg, en voor een klein team zijn die prima. Deze pagina gaat over het punt waarop een spreadsheet het verliest — en hoe je dat punt herkent vóórdat het een incident wordt.
De vergelijking op een rij
| Excel | Certly | |
|---|---|---|
| Waarschuwt uit zichzelf | Nee — iemand moet kijken | Ja: mail op 90, 60 en 30 dagen |
| Herinnert de medewerker zelf | Nee | Ja, met uploadlink en escalatie |
| Keuringscycli (interval i.p.v. datum) | Handmatig herrekenen per ronde | "Keuring uitgevoerd" → volgende datum staat klaar |
| Bewijsstukken bij elk document | Losse mappen en mails | Upload per document, audit-pdf met één klik |
| Toont wat ontbréékt | Nee — wat er niet in staat, zie je niet | Functieprofielen: aanwezig vs. ontbreekt |
| Overleeft vertrek van de beheerder | Zelden | Ja: team-toegang, geen kolomlogica in één hoofd |
| APK/tachograaf automatisch via RDW | Nee | Ja, op kenteken |
| Toetst inzetbaarheid per klus of project | Handmatig kruisen per opdrachtgever | Pro: groen, oranje of rood per klus |
| Nieuwe medewerker compleet vóór dag één | Mailtje sturen en hopen | Pro: onboarding met eigen uploadlink |
| Onderaannemers houden zelf hun papieren bij | Nee — jij verzamelt kopieën | Add-on: portaal + bedrijfsdossier |
| Kosten | Gratis | vanaf €24,95/maand, bundel groeit mee |
Wanneer Excel volstaat
Een ploeg van vijf met alleen VCA's en BHV? Pak onze gratis tracker, zet de datums erin en kijk er elke maandag even in — dat werkt. Excel gaat stuk op schaal en op discipline, niet op het concept. De vijf fouten die in bijna elk certificaten-Excel zitten zijn dan ook zelden invulfouten: ze zitten in wat een spreadsheet ís — een document dat niets doet als niemand kijkt.
De vier kantelpunten
1. Keuringscycli komen erbij. Ladders, gereedschap, hijsmiddelen: geen vervaldatum, maar een interval dat verschuift bij elke ronde. Vanaf dat moment moet iemand na élke keuring alle datums herrekenen.
2. Meer dan één ritme. Tien jaar (VCA), vijf jaar (passen), jaarlijks (BHV, keuringen), plus tussentijdse deadlines zoals Code 95-uren. Hoe meer ritmes, hoe kleiner de kans dat één wekelijkse blik alles vangt.
3. Meer dan één paar ogen nodig. Zodra de planner, de KAM'er én de medewerker zelf iets met een vervaldatum moeten, is een bestand op iemands schijf het knelpunt. Vertrekt de beheerder, dan vertrekt het systeem — precies wat er bij groei of overname misgaat.
4. Opdrachtgevers gaan eisen stellen per klus. Zodra een hoofdaannemer per project VCA, GPI of geldige keuringen eist — ook van je inleen — is de vraag niet meer "wat verloopt er" maar "wie mag er morgen de poort door". Dat is kruiswerk over meerdere tabbladen dat elke week opnieuw moet; Certly Pro beantwoordt het per klus met groen, oranje of rood.
Overstappen zonder overtypen
De import van Certly leest je bestaande lijst in één keer in — de kolommen van onze eigen trackers worden zelfs automatisch herkend. Het stappenplan staat in van Excel naar een sluitend overzicht; reken op een kwartier voor een gemiddeld bestand.
Veelgestelde vragen
Is Excel goed genoeg voor certificatenbeheer?
Voor een klein team met een handvol documenten: ja, mits het bestand datums als échte datums bevat en iemand er wekelijks in kijkt. Het kantelpunt ligt rond de 15 à 20 documenten of het moment dat er keuringscycli bijkomen: dan groeit de kans dat een vervaldatum ongezien passeert sneller dan de lijst zelf.
Wat is het grootste verschil tussen Excel en Certly?
Excel doet niets als niemand kijkt; Certly mailt zelf — 90, 60 en 30 dagen vóór elke vervaldatum, naar meerdere ontvangers en desgewenst de medewerker zelf. Daarnaast: bewijsstukken bij elk document, keuringscycli die zichzelf doorrekenen, functieprofielen die tonen wat ontbreekt, en een audit-export met één klik. Wie verder wil, toetst met Certly Pro ook de inzetbaarheid per project en onboardt nieuwe medewerkers compleet vóór hun eerste werkdag — dat kan een spreadsheet per definitie niet.
Kan ik mijn bestaande Excel importeren in Certly?
Ja. De import leest de kolommen van de gratis Certly-trackers direct in, en andere lijsten met naam/kenteken, documenttype en vervaldatum ook. Een bestand met tientallen medewerkers staat er in een paar minuten in — overtypen is niet nodig.
Wat kost Certly ten opzichte van Excel?
Excel is gratis; Certly begint bij €24,95 per maand (instapbundel tot 25 medewerkers, voertuigen en machines — de staffel staat op gocertly.com/prijzen). De rekensom is die van één incident: één verlopen APK is €189, één dag stilstand van een monteur een veelvoud. Wie ooit één vervaldatum heeft gemist, heeft het verschil al betaald.
Probeer het naast je Excel
Importeer je bestand en laat beide een maand naast elkaar lopen — dan zie je vanzelf welke van de twee als eerste piept. 14 dagen gratis, daarna vanaf €24,95 per maand — bekijk alle prijzen.
Werk je nu met agenda-herinneringen? Lees dan Certly vs. Outlook en agenda's.