Handleiding

In 14 stappen nooit meer iets laten verlopen.

Certly is bewust simpel gehouden: je zet je certificaten, keuringen en vergunningen er één keer in, en daarna bewaakt Certly de vervaldatums voor je. Deze handleiding loopt het hele product stap voor stap door. Stappen 1 t/m 3 zijn genoeg om te starten — de rest is er voor als je verder wilt: minder handwerk, meer overzicht, en ook je nieuwe medewerkers, projecten, onderaannemers en begroting erbij.

1/14Maak een account aan

Ga naar gocertly.com/registreren en vul je bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres en (twee keer) een wachtwoord in. Je account is direct actief: je krijgt 14 dagen gratis proeftijd, hoeft geen betaalgegevens in te vullen en ontvangt een welkomstmail met de eerste stappen. Jouw bedrijf krijgt een eigen, afgeschermde omgeving — alleen jij en teamleden die je zelf uitnodigt kunnen erbij.

Bij je eerste login start vanzelf de interactieve rondleiding. Die laat je niet alleen kijken, maar meteen doen: je voegt je eerste houder en document toe, krijgt direct een voorbeeld van het weekoverzicht in je inbox, en neemt onderweg een kijkje op het dashboard, de jaarplanning, de importpagina en het onderaannemers-portaal — het venster reist gewoon met je mee. De rondleiding is de snelste manier om stappen 2 en 3 van deze handleiding af te vinken. Later nog eens doorlopen? Klik op Rondleiding in het accountmenu rechtsboven.

2/14Voeg houders toe

Een houder is degene "van wie" een document is: een medewerker (bijvoorbeeld een timmerman met een VCA-certificaat), een voertuig (bijvoorbeeld een vrachtwagen met een APK-keuring) of materieel (machines, gereedschap, hijsmiddelen, blusmiddelen — alles met een keuring op interval). Klik in het menu op Houders → Nieuwe houder, kies het type en vul de naam, het kenteken of de omschrijving in.

E-mailadres medewerker (optioneel) — vul je dit in, dan kan Certly de medewerker straks zélf herinneren (zie stap 7). Dat scheelt jou het nabellen.
Afdeling of vestiging (optioneel) — typ een naam en de afdeling wordt vanzelf aangemaakt. Handig om later op te filteren als je met meerdere ploegen of vestigingen werkt.
Taal voor herinneringen (optioneel) — Nederlands, Engels, Pools of Roemeens. De medewerker krijgt zijn herinneringsmails en de verlenglink dan in zijn eigen taal; jouw eigen mails blijven gewoon Nederlands.

3/14Zet documenten onder elke houder

Open een houder en klik op Document toevoegen. Kies het documenttype uit de lijst (VCA, Code 95, APK, BHV, NEN-keuringen — en je kunt eigen typen aanmaken), vul de vervaldatum in en eventueel het certificaatnummer en de ingangsdatum. Upload een scan of foto van het document, dan heb je hem altijd bij de hand — bijvoorbeeld bij een controle op de bouwplaats.

Sneller: laat Certly het overtypen doen. Kies je een bestand, dan verschijnt de knop ✨ Gegevens automatisch invullen. Certly leest het documenttype, nummer en de datums van de foto of pdf en vult het formulier voor je in. Jij controleert de velden en klikt op opslaan — er wordt nooit iets opgeslagen zonder jouw akkoord.

Voertuigen gaan nog sneller. Open een voertuig en klik op 🚗 APK ophalen bij RDW: Certly haalt de officiële vervaldatum op bij de RDW (op basis van het kenteken) en maakt het APK-document voor je aan. Daarna wordt de datum elke nacht automatisch ververst — is de wagen gekeurd, dan staat de nieuwe datum er de volgende ochtend vanzelf in. Documenten die zo worden bijgehouden herken je aan het "via RDW"-label. Hetzelfde geldt voor de tachograafkeuring.

Code 95? Houd ook de uren bij. Bij een Code 95-document verschijnt op de houderpagina een urenteller. De verplichting is namelijk geen datum maar 35 uur nascholing per 5 jaar, waarvan minimaal 7 uur praktijk. Voeg per gevolgde cursus de datum, de naam, het aantal uren en de praktijk-vlag toe, en je ziet een voortgangsbalk: "21 van de 35 uur, praktijk 7 van 7". Alleen cursussen binnen de lopende cyclus tellen mee; oudere blijven zichtbaar als historie. Verleng je de code 95, dan schuift het venster van vijf jaar vanzelf mee. Meer hierover in Code 95-nascholingsuren.

Ook de tachograafdownloads worden bewaakt. De wettelijke uitleestermijnen zijn kort — de bestuurderskaart elke 28 dagen, het massageheugen van het voertuig elke 90 dagen — dus die krijgen hun eigen korte herinnerdrempels in plaats van de standaard 90/60/30. Na het uitlezen klik je op ✓ Download uitgevoerd en rekent Certly de volgende uiterste uitleesdatum uit.

4/14Sneller vullen: Excel, mail-in of HR-koppeling

Hield je de vervaldatums tot nu toe bij in Excel? Ga naar Importeren en upload je bestand. Certly herkent de kolommen van onze eigen trackers (de VCA-tracker en de Code 95/APK-vervalkalender) automatisch, en laat vóór het importeren precies zien wat er gevonden is. Houders die nog niet bestaan, worden automatisch aangemaakt. Extra kolommen E-mail, Afdeling en Functie worden ook meegenomen — die laatste koppelt je medewerkers meteen aan het juiste functieprofiel (stap 5).

Of stuur certificaten gewoon per mail in. Onder Instellingen → Certificaten per mail insturen maak je een eigen Certly-mailadres aan. Alles wat je (of een collega, of de opleider) daarnaartoe stuurt of doorstuurt, wordt door de AI uitgelezen en verschijnt als voorstel op je dashboard. Jij controleert het voorstel, kiest de houder en het documenttype en verwerkt — pas dan ontstaat of wijzigt er een document. Handig voor die stapel pasjes die nu nog per mail binnenkomt.

Werk je met AFAS Profit? Dan hoef je helemaal niets te importeren. Onder Instellingen → HR-koppeling vul je je omgevingsnummer, de naam van de GetConnector en je app-token in, test je de verbinding en zet je de nachtelijke sync aan. Vanaf dat moment:

Nieuwe medewerkers verschijnen automatisch als houder.
Naam, e-mailadres en afdeling volgen AFAS, dus je hoeft wijzigingen maar op één plek te doen.
Het functieprofiel wordt ingevuld als er een profiel met die naam bestaat — bestaande koppelingen worden nooit overschreven.
Uit dienst? Dat wordt gemeld, niet uitgevoerd. Certly verwijdert nooit zomaar iemand, zodat jij beslist wat er met de documentgeschiedenis gebeurt.

Je app-token wordt versleuteld opgeslagen en komt nooit meer terug naar je scherm. Naast de nachtelijke sync kun je altijd handmatig op Nu synchroniseren klikken.

5/14Leg per functie vast wat verplicht is

Tot hier bewaakt Certly wat je erin hebt gezet. Maar bij een audit is de vraag meestal een andere: heeft iedereen wel álles? Een document dat er nooit was, verloopt namelijk ook nooit — en valt dus in geen enkele vervalkalender op.

Ga daarom naar Instellingen → Functieprofielen en maak een profiel aan: een naam (bijvoorbeeld chauffeur of steigerbouwer), het houdertype, en vervolgens vink je aan welke documenttypen verplicht zijn. Koppel daarna je medewerkers aan een profiel — via het houderformulier, via de kolom Functie bij de import, of automatisch via de AFAS-koppeling.

Vanaf dat moment zie je twee dingen extra:

Op de houderpagina een checklist: per verplicht document aanwezig of ontbreekt, met een knop om het ontbrekende document meteen toe te voegen (het documenttype staat dan al voorgeselecteerd).
Op het dashboard een sectie Ontbrekende documenten over je hele organisatie heen — zodat je niet per medewerker hoeft te klikken.

Een nieuwe medewerker aanmaken geeft zo meteen een boodschappenlijst. Welke documenten bij welk vak horen, staat in de kennisbank: voor een beroepschauffeur, een steigerbouwer of een monteur of installateur.

6/14Lees het dashboard

Het dashboard is je vervalkalender. Elk document heeft een kleur, berekend op basis van de vervaldatum:

Verlopen — de vervaldatum is voorbij: direct actie nodig.
Actie nodig — verloopt binnen 30 dagen: plan de verlenging nu in.
Binnenkort — verloopt binnen 90 dagen: houd het in de gaten.
Geldig — meer dan 90 dagen geldig: niets te doen.

De tellers bovenaan tonen per status hoeveel documenten er zijn; de lijst is te doorzoeken en te filteren op status, type houder, documenttype en afdeling. Staat er al een herhaling gepland, dan zie je daarnaast een blauwe Gepland-markering — zo weet iedereen dat het geregeld is.

Staan er verlopen documenten in de lijst, dan toont het dashboard ook het geschatte boeterisico: de optelsom van wat die documenten bij een controle kunnen kosten, op basis van de boetecatalogus en de OM-richtlijnen. Geen bangmakerij, wel een concreet argument om de verlenging vandaag in te plannen — of om intern budget los te krijgen.

Tip: druk op ⌘K (Windows: Ctrl+K). Waar je ook bent in Certly, je springt direct naar een houder of pagina — sneller dan klikken.

7/14Ontvang automatische herinneringen

Hier hoef je niets voor te doen — dit is precies waar Certly voor bestaat. Voor elk document ontvang je automatisch een e-mail op 90, 60 en 30 dagen vóór de vervaldatum én op de vervaldag zelf. Verleng je een document en werk je de vervaldatum bij? Dan start de cyclus vanzelf opnieuw. Je krijgt nooit dubbele mails.

Daaromheen zit een compleet vangnet:

Medewerkers krijgen zelf een mail — heeft een houder een e-mailadres, dan ontvangt hij zijn eigen herinnering ("Je VCA verloopt over 30 dagen"), met een verlenglink: één klik en hij geeft de nieuwe datum door, mét upload van het nieuwe certificaat — zonder in te loggen. Wat er daarna met die inzending gebeurt, staat in stap 8.
Escalatie — is er op 14 en 7 dagen vóór de vervaldatum nog geen nieuwe datum doorgegeven, dan volgt een dringender mail, standaard aan de eigenaren.
Weekoverzicht — elke maandagochtend één mail met de stand van zaken: verlopen, actie nodig, binnenkort en wat er al gepland staat.
Herhaling gepland? Zet de geplande datum bij het document (of via de verlenglink) en de tussentijdse herinneringen pauzeren — alleen de melding op de vervaldag zelf blijft altijd komen.
Keuring uitgevoerd? Bij keuringen op interval (NEN 3140, hijsmiddelen, ladders…) klik je op ✓ Keuring uitgevoerd: Certly berekent de volgende vervaldatum en de cyclus loopt weer.

8/14Keur ingestuurde verlengingen goed

De verlenglink uit stap 7 kan meer dan alleen een datum doorgeven. Je medewerker kan er ook het nieuwe pasje mee insturen: hij maakt met zijn telefoon een foto, en dezelfde AI-uitlezing als in stap 3 haalt de vervaldatum en het certificaatnummer eruit. Nog steeds zonder in te loggen.

Die inzending gaat niet meteen door. Hij komt op je dashboard te staan in de wachtrij Te beoordelen verlengingen, en je ontvangt er een mail over. Je ziet het ingestuurde bewijs en de uitgelezen datum, en kiest:

Goedkeuren — de nieuwe vervaldatum gaat in, het bewijs vervangt het documentbestand en de herinneringscyclus start opnieuw.
Afwijzen — er verandert niets aan het document; handig als de foto onleesbaar is of het verkeerde certificaat is ingestuurd.

Zo blijft de controle bij jou, terwijl het typewerk bij de medewerker ligt. Voor een beheerder is een verlenging daarmee teruggebracht tot één klik.

9/14Onboard nieuwe medewerkers vóór dag één

Onderdeel van Certly Pro. Een nieuwe medewerker die op dag één zonder geldige papieren bij de poort staat, kost meteen een werkdag. Ga daarom naar Onboarding en zet hem vooraf klaar: naam, e-mailadres, functieprofiel en de eerste werkdag. Het functieprofiel (stap 5) bepaalt automatisch welke documenten er binnen moeten zijn.

De medewerker krijgt één persoonlijke link — geen account of wachtwoord nodig. Daar uploadt hij zijn certificaten met dezelfde AI-voorinvulling als in stap 3, in zijn eigen taal (Nederlands, Engels, Pools of Roemeens). Jij keurt elk stuk goed of af, net als bij de verlengingen in stap 8.

Herinneringen richting de startdatum — de medewerker krijgt vanzelf een mail op 14, 7 en 3 dagen vóór de eerste werkdag zolang er stukken ontbreken.
Escalatie naar jou — wordt het spannend, dan krijg jij een seintje en kun je bellen vóórdat het een probleem wordt.
Eén duidelijke status — de kop van elke onboarding zegt het gewoon: klaar voor de eerste werkdag, of nog niet. Is alles binnen, dan staat de medewerker als houder klaar met een compleet dossier.

10/14Toets wie er morgen de poort door mag

Onderdeel van Certly Pro. Bewaken wat er verloopt is de helft; de andere helft is de planningsvraag: mag Jan morgen eigenlijk wel naar die klus? Onder Opdrachtgevers leg je per klant vast welke eisen die standaard stelt (VCA VOL, GPI…), en onder Projecten maak je de klus aan: opdrachtgever, einddatum en eventuele extra eisen per project.

Koppel vervolgens de medewerkers, voertuigen en machines die je op de klus wilt inzetten, en Certly geeft per houder één antwoord: groen (inzetbaar), oranje (verloopt vóór de einddatum van het project) of rood (ontbreekt of verlopen) — altijd met de reden erbij. Zo zie je niet alleen of het vandaag klopt, maar ook of het geldig blijft tot het einde van de klus.

Uitzonderingen met einddatum — staat de opdrachtgever een dispensatie toe, dan leg je die vast met reden, gever en einddatum. Zichtbaar in elke toets, en nooit stilzwijgend eeuwig geldig.
Projectdossier voor de opdrachtgever — per project maak je een deellink of bewijsmap-pdf met de papieren van iedereen op die klus. Altijd actueel, zonder scanmiddag.

Meer over hoe de toets werkt, lees je op de inzetbaarheidspagina.

11/14Werk samen met onderaannemers

Onderdeel van de onderaannemers-add-on. Huur je onderaannemers of zzp'ers in, dan ben je op je eigen project ook verantwoordelijk voor hún papieren — maar je wilt ze niet zelf bijhouden. Ga naar Onderaannemers en maak een partij aan met een contactpersoon en e-mailadres. Certly maakt een portaal-link die je kunt kopiëren of direct mailen.

Zij zien hun eigen mensen en documenten, en houden die actueel — met dezelfde upload, AI-uitlezing en goedkeuring als in stap 8.
Jij ziet alleen de status per partij, op je dashboard en in de houderslijst.
De herinneringen op 90, 60 en 30 dagen gaan ook naar de onderaannemer zelf. Het e-mailadres invullen is de opt-in.
Stopt de samenwerking? Trek de link in en de toegang stopt direct — ook de mails.

Bestaande houders koppel je aan een onderaannemer via het houderformulier. Meer over wat je van je inleen moet kunnen tonen, staat in certificaten van onderaannemers controleren.

Ook het bedrijfsdossier op orde. Naast de pasjes van de mensen bouw je op de detailpagina van elke onderaannemer het bedrijfsdossier op: KvK-uittreksel, AVB-verzekering, VCA-bedrijfscertificaat, verklaring betalingsgedrag en G-rekening. De onderaannemer stuurt stukken zelf in via zijn portaal, jij keurt goed, en ontbrekende documenten vraag je met één knop op. De compliance-score per partij laat zien hoe compleet het dossier is, en het logboek legt vast wanneer wat is opgevraagd en ontvangen — dossiervorming en risicobeheersing, geen papierwerk meer op de valreep.

12/14Kijk twaalf maanden vooruit — en begroot het

Het dashboard beantwoordt de vraag van de planner: wat moet er nú gebeuren. De pagina Jaarplanning beantwoordt die van de directeur: wat komt er komend jaar op ons af, en wat kost dat?

Je ziet alles wat de komende twaalf maanden verloopt, per maand gegroepeerd, met een aparte sectie voor wat al verlopen is. Vul je daarbij per documenttype een tarief in — wat kost een APK bij jouw garage, wat betaal jij voor een VCA-cursus — dan rekent Certly het totaal uit: aantal verlengingen, geraamde kosten en een begroting voor het jaar.

Twee dingen doet die berekening bewust:

Ontbrekende tarieven tellen niet als nul mee. Ze worden apart gemeld, want een begroting die te mooi is om waar te zijn is erger dan geen begroting.
Openstaande Code 95-uren tellen mee. Loopt de cyclus van een chauffeur binnen het jaar af, dan verschijnen de nog te plannen nascholingsuren in de planning — inclusief de cursusdagen die je nog moet inkopen.

Richtprijzen om je tarieven mee te vullen, staan in wat kost een keuring of certificaat.

Vraag de verlenging meteen aan bij je vaste opleider. Leg onderaan de Jaarplanning één keer je vaste opleider of keurder vast — met desgewenst een afwijkend contact per documenttype en je regio. Daarna staat bij elk document dat binnen 90 dagen verloopt een knop Verlenging aanvragen: Certly stuurt een nette aanvraagmail met houder, documenttype en deadline, en het antwoord van de opleider komt rechtstreeks bij jou terug. Van signaal naar geplande cursus in één klik.

13/14Deel en bewijs het

Certificaten bijhouden is één ding — ze kunnen laten zien is twee. Certly heeft daar vijf manieren voor:

Bewijsmap (PDF) — op het dashboard (hele organisatie) of op een houderpagina (één medewerker of wagen): één pdf met voorblad, statusoverzicht en alle geüploade certificaten als bijlage. Klaar voor de VCA-audit of een opdrachtgever.
Certificaat-pas — elke houder heeft een eigen publieke pas-pagina met QR-code en de live status van alle documenten. Mail de pas naar de medewerker en hij laat hem bij de poort of een controle gewoon op zijn telefoon zien; opnieuw scannen bewijst dat de gegevens actueel zijn en niet een oude schermafbeelding. Intrekken kan altijd — een nieuwe link maken maakt de oude pas direct ongeldig.
Deellink met QR-code — via Instellingen → Delen maak je een alleen-lezen link voor een hoofdaannemer of inspecteur. Die ziet live de actuele status — zonder documentnummers of bestanden, en zonder account. Standaard 90 dagen geldig; intrekken kan altijd.
Maandrapportage — via Instellingen → Maandrapportage vul je de ontvangers in (je opdrachtgever, de KAM-coördinator) en elke 1e van de maand gaat er automatisch een compliance-overzicht met status-pdf de deur uit. Nooit meer "kun je even de actuele lijst sturen?".
Agenda-feed — via Instellingen → Agenda-feed zet je alle vervaldatums in je eigen agenda (Outlook, Google of Apple). Ze bewegen vanzelf mee als er iets verandert.

14/14Stel het naar je hand

Onder Instellingen bepaal je hoe Certly zich gedraagt:

Herinneringsmomenten — pas de standaard 90/60/30 dagen aan (elk aantal dagen kan), en kies of je óók op de vervaldag zelf een mail wilt.
Medewerker-mails — zet aan of medewerkers met een e-mailadres hun eigen herinnering krijgen.
Escalatie — kies de escalatiedagen en wie die dringende mail ontvangt.
Weekoverzicht — de maandagochtend-mail aan of uit.
Extra ontvangers — laat herinneringen ook naar bijvoorbeeld je planner of administratie sturen.
Team — nodig collega's uit met een eigen rol: eigenaar, beheerder of alleen meekijken.
Functieprofielen — leg vast welke documenten per functie verplicht zijn (zie stap 5).
HR-koppeling — verbind AFAS Profit, test de verbinding en zet de nachtelijke sync aan of uit (zie stap 4).
Documenttypen — naast de standaardlijst maak je hier je eigen typen aan, met een eigen geldigheidsduur en keuringsinterval.
Certificaten per mail insturen — maak je eigen Certly-mailadres aan of trek het weer in (zie stap 4).
Maandrapportage — beheer de ontvangers en verstuur een testrapport naar jezelf (zie stap 13).
Delen & agenda-feed — beheer je deellinks en agenda-koppeling (zie stap 13).
Abonnement — na de proefperiode kies je hier je niveau en eventueel de onderaannemers-add-on; zie de uitleg hieronder.

Na de proef: een prijs die meegroeit

De eerste 14 dagen probeer je alles gratis — ook Certly Pro en de onderaannemers-add-on, zonder houderlimiet en zonder betaalgegevens. Zo merk je vanzelf welke onderdelen je gebruikt. Daarna kies je onder Instellingen → Abonnement je niveau:

Certly (vanaf € 24,95 per maand) — het complete bewaken: vervaldatums, automatische herinneringen, AI-uitlezing, verlenglinks, jaarplanning en rapportages.
Certly Pro (vanaf € 44,95 per maand) — alles uit Certly, plus de planningskant: projecten en opdrachtgevers met eisen per klus (stap 10), inzetbaarheid vooraf getoetst en compliance-onboarding voor nieuwe medewerkers (stap 9).
Onderaannemers-add-on (+ € 14,95 per maand) — het portaal en het bedrijfsdossier per onderaannemer uit stap 11, bij beide niveaus af te nemen.

De bundel volgt automatisch uit je aantal houders — medewerkers, voertuigen en materieel samen: tot 25, tot 100 of onbeperkt. Documenten zijn altijd onbeperkt. Groei je uit je bundel, dan zie je dat meteen bij het toevoegen van een houder en upgrade je met één klik; het verschil wordt op je volgende factuur verrekend. Betalen gaat met iDEAL, een maandabonnement is maandelijks opzegbaar en een jaarabonnement geeft ruim twee maanden cadeau (bijvoorbeeld € 249 per jaar in plaats van 12 × € 24,95). Alle prijzen en veelgestelde vragen staan op de prijzenpagina.

Kom je er niet uit?

We helpen je graag op weg — ook met het overzetten van je bestaande administratie. Stuur een bericht via de contactpagina en je krijgt binnen één werkdag antwoord.

Zelf proberen — gratis