Voor de bouw
Certificatenbeheer voor bouwbedrijven
VCA, BHV, heftruck, hoogwerker en de keuring van je gereedschap — in de bouw hangt je werk aan documenten die stuk voor stuk een houdbaarheid hebben. Certly bewaakt ze en mailt je op tijd, zodat een pas nooit meer de reden is dat iemand het terrein niet op mag.
Wat een bouwbedrijf moet bijhouden
- VCA Basis en VCA VOL — Tien jaar geldig — lang genoeg om compleet uit beeld te raken. Uitvoerders en leidinggevenden hebben VOL nodig, de rest Basis.
- BHV en EHBO — De korte cyclus: herhaling is jaarlijks. Hier zit het risico niet in vergeten maar in de snelheid waarmee het jaar om is.
- Heftruck en hoogwerker — Meestal vijf jaar. Het gedoe zit bij de flexibele schil: de inhuurkracht met 'ergens een pasje'.
- Keuring van gereedschap en klimmaterieel — NEN 3140, ladders, hijsmiddelen en valbeveiliging: geen vervaldatum op het document, maar een interval vanaf de laatste keuring.
Tel het op voor een ploeg van tien: al gauw veertig documenten met veertig verschillende datums, in drie verschillende ritmes. Dat is precies het punt waarop een lijstje het begint te verliezen.
Waar het in de praktijk misgaat
De ervaren kracht. Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding netjes gecontroleerd. De voorman die er twaalf jaar werkt niet — die "heeft alles". Tot zijn VCA van tien jaar stilletjes afloopt.
De poort. Steeds meer hoofdaannemers scannen passen bij de ingang of vragen vooraf een certificatenoverzicht bij de aanbesteding. Eén verlopen document is dan geen boete maar een afwijzing — en die zie je nergens terug behalve in het werk dat je niet kreeg.
De week vóór de audit. Kopietjes najagen bij uitvoerders, keuringsstickers fotograferen, het overzicht van vorig jaar bijwerken. En dan blijken er drie diploma's verlopen die je een half jaar eerder nog had kunnen herstellen. Hoe je dat omdraait, staat in VCA-audit voorbereiden.
Het document dat er nooit was. Een auditor vraagt niet alleen wat er binnenkort verloopt, maar of iedereen compleet is. En een certificaat dat nooit is aangeleverd, heeft geen vervaldatum — het is dus niet rood en niet oranje, het staat gewoon nergens. Zo kan je overzicht volledig groen zijn terwijl een steigerbouwer zijn hoogwerkercertificaat mist. Waarom afwezigheid geen status heeft.
De map met kopieën van je inleen. Bij aanvang van het project vraag je alle certificaten op, en daarna verouderen die pdf's stilletjes. Op jouw bouwplaats ben je verantwoordelijk voor veilig werken, ongeacht op wiens loonlijst iemand staat — maar je beheert gegevens die je niet kunt controleren. Wat je van onderaannemers moet kunnen tonen.
Zo werkt het met Certly
- Herinneringen op 90, 60 en 30 dagen — ruim op tijd om een cursus te plannen, ook als de opleider vol zit.
- De medewerker krijgt zelf een mail, met een link om zijn nieuwe datum door te geven zonder in te loggen. Blijft het liggen, dan escaleert het naar jou.
- Keuringen met een interval — na elke keuringsronde klik je op "keuring uitgevoerd" en rekent Certly de volgende datum uit. Ladders, hijsmiddelen en elektrisch gereedschap staan daarbij als eigen materieel naast je mensen en wagens.
- Bewijsmap op één knop — één pdf met het statusoverzicht en alle onderliggende certificaten, voor de auditor of de opdrachtgever. Of een alleen-lezen deellink die altijd actueel is.
- Foto van het pasje — upload een scan en Certly vult documenttype, nummer en datums zelf in. Je medewerker kan dat ook zelf doen vanaf zijn telefoon; jij hoeft alleen nog goed te keuren.
- Functie-eisen per functieprofiel — leg vast dat bij een steigerbouwer VCA, het steigerdiploma en hoogwerker horen. Het dashboard toont dan niet alleen wat verloopt, maar ook wat ontbreekt — en een nieuwe medewerker aanmaken geeft direct een checklist.
- Onderaannemersportaal — nodig onderaannemers en zzp'ers uit; zij houden hun eigen certificaten actueel en jij ziet alleen de status. Stopt de samenwerking, dan trek je de link in.
Wie mag er op de bouwplaats? Toets het vóór je plant
Welke papieren iemand nodig heeft om de poort door te mogen verschilt per project: de eisen van de opdrachtgever komen bovenop de wet — GPI bij de grote bouwers, SOG in de petrochemie, projectspecifieke instructies. Met projecten in Certly Pro leg je die eisen per opdrachtgever vast en zie je per medewerker en machine groen, oranje of rood — getoetst tot de einddatum van de klus, vóórdat je plant. Nieuwe mensen komen via de compliance-onboarding compleet binnen: papieren geüpload en goedgekeurd vóór de eerste werkdag.
Beginnen zonder over te typen
Heb je al een lijst? Die gaat er in één keer in. Heb je er nog geen, pak dan de gratis VCA & certificaten-tracker en vul hem in — je kunt datzelfde bestand later importeren. Het complete stappenplan staat in van Excel naar een sluitend overzicht.
Veelgestelde vragen
Hoe houd ik de VCA-certificaten van mijn bouwbedrijf bij?
Leg per medewerker vast welk VCA-diploma hij of zij heeft, met diplomanummer en vervaldatum, en zorg dat je maanden vóór het verlopen een signaal krijgt. Omdat VCA tien jaar geldig is, is het onrealistisch om dat op geheugen of op een jaarlijkse controle te laten aankomen: de meeste bedrijven zetten er daarom automatische herinneringen op, of controleren minimaal elk kwartaal hun overzicht.
Wat vraagt een VCA-auditor over personeel?
Of je mensen aantoonbaar gekwalificeerd zijn (geldige VCA-diploma's plus de vakcertificaten die bij hun werk horen), of dat nú geldig is en niet vorig jaar, of je arbeidsmiddelen gekeurd zijn, en of je het snel kunt laten zien. Een actueel overzicht met de onderliggende bewijsstukken beantwoordt alle vier de vragen in één keer.
Moet ik certificaten van ingehuurde krachten ook bijhouden?
Bij een inspectie of incident telt wat er op dat moment aantoonbaar geldig is voor iedereen die op je project werkt. Zelfstandigen en ingeleend personeel horen dus in hetzelfde overzicht als je eigen mensen — juist daar ontbreken de datums het vaakst. Praktischer dan kopieën opvragen is de onderaannemer zijn eigen documenten laten bijhouden in een portaal: dan is jouw overzicht per definitie actueel en zie jij alleen de status.
Hoe zie ik of iemand een verplicht certificaat mist?
Door per functie vast te leggen welke documenten verplicht zijn. Een vervalkalender ziet namelijk alleen documenten die bestaan: een certificaat dat nooit is aangeleverd heeft geen vervaldatum en valt daardoor in geen enkel overzicht op. Koppel je medewerkers aan een functieprofiel, dan zie je per persoon een checklist met aanwezig of ontbreekt, en op het dashboard een overzicht van alles wat er organisatiebreed mist.
Werkt Certly ook voor kleine aannemers?
Ja. Certly begint bij €24,95 per maand: de instapbundel bewaakt tot 25 medewerkers, voertuigen en machines, en grotere bundels groeien mee met je ploeg. Documenten zijn altijd onbeperkt. Voor vrijwel elke ploeg is het minder dan één dag stilstand — de volledige staffel staat op gocertly.com/prijzen.
Nooit meer een verlopen certificaat
Zet je ploeg in tien minuten in Certly en laat de vervaldatums zichzelf bewaken. vanaf €24,95 per maand — bekijk alle prijzen.
Rijd je ook met eigen materieel en chauffeurs? Bekijk dan Certly voor transportbedrijven.