Gratis Excel · voor de bouw
Gratis VCA-tracker in Excel
Eén bestand waarin de certificaten van je hele ploeg staan: VCA, BHV, EHBO, heftruck, hoogwerker. Vul de vervaldatum in en de regel kleurt vanzelf — rood, oranje, geel of groen. Geen account nodig.
We gebruiken je e-mailadres om je de download te sturen en een korte serie tips over het bewaken van vervaldatums — maximaal vijf mails in drie weken, daarna stoppen we vanzelf. Afmelden kan altijd. Zie ons privacybeleid.
Wat er in de tracker zit
Een overzichtelijk invulblad, een dashboard dat zichzelf bijwerkt en een tabblad “Overstappen naar Certly” dat precies laat zien wat je erbij krijgt als je de bewaking later automatiseert. De kolommen:
- Medewerker — Naam van de persoon. Eén regel per certificaat, dus een medewerker komt vaker voor.
- Documenttype — Dropdown met VCA Basis, VCA VOL, BHV, EHBO, Heftruck, Hoogwerker (IPAF), Rijbewijs en Code 95.
- Nummer — Diploma- of pasnummer, zodat je bij een controle direct het juiste bewijsstuk vindt.
- Ingangsdatum — Handig om te zien wanneer iemand het diploma haalde — niet verplicht.
- Vervaldatum — Het enige veld dat er echt toe doet. Hierop kleurt de regel en telt het dashboard.
- Afdeling en e-mailadres — Niet verplicht, maar slim om nu al in te vullen: importeer je de tracker later in Certly, dan kan die op afdeling filteren en je medewerkers zélf een herinnering mailen.
De kleuren volgen dezelfde drempels als het dashboard van Certly: verlopen is rood, binnen 30 dagen oranje, binnen 90 dagen geel, de rest groen. Zo weet je niet alleen wat er verlopen ís, maar vooral wat er binnenkort verloopt — dat is het moment waarop je nog een cursus kunt plannen.
Zo vul je hem in (een kwartier werk)
- Loop je personeelslijst langs en zet per medewerker de certificaten neer die bij het werk horen.
- Neem de vervaldatum letterlijk over van het pasje. Twijfel je? Kijk bij hoe lang VCA geldig is of bij het verschil tussen VCA Basis en VOL.
- Vergeet de korte cycli niet: BHV is jaarlijks, terwijl heftruck en hoogwerker meestal vijf jaar meegaan.
- Zet een terugkerende afspraak in je agenda om er wekelijks in te kijken.
Waar de Excel op een gegeven moment vastloopt
Die laatste stap is meteen de zwakke plek. Een spreadsheet is een archief, geen bewaking: hij kleurt alleen als iemand hem opent. Bij vijftien documenten gaat dat goed. Bij tachtig — tien man is al gauw veertig certificaten — wordt het een taak die altijd verliest van de klus van vandaag. Precies daar gaat het mis, ook bij bedrijven die het keurig geregeld dachten te hebben.
Loop je daar tegenaan, dan hoef je niet opnieuw te beginnen: je zet deze Excel in één middag om naar automatische bewaking. Certly leest het bestand in, mailt op 90, 60 en 30 dagen vooraf, en stuurt de medewerker zelf een herinnering met een link om de nieuwe datum door te geven.
Veelgestelde vragen
Hoe houd ik de certificaten van mijn personeel bij in Excel?
Zet per medewerker één regel per certificaat neer met documenttype, nummer en vervaldatum. Laat de vervaldatum met voorwaardelijke opmaak kleuren zodra hij binnen 90, 60 of 30 dagen valt, en tel op een apart tabblad hoeveel documenten er per status zijn. In deze gratis tracker staan die formules en dropdowns al klaar, dus je hoeft alleen de gegevens in te vullen.
Welke certificaten horen er minimaal in?
Voor een bouwbedrijf: VCA Basis of VOL van iedereen, BHV, EHBO en de vakcertificaten die bij het werk horen zoals heftruck en hoogwerker. Vergeet de flexibele schil niet: bij een inspectie telt wat er nú aantoonbaar geldig is, ook voor ingehuurde krachten.
Waarschuwt de Excel mij als er iets verloopt?
Nee. Een spreadsheet kleurt alleen als je hem opent — hij stuurt geen mail en trekt niet uit zichzelf aan de bel. Daarvoor moet je hem dus wekelijks bekijken. Wil je automatisch een bericht op 90, 60 en 30 dagen vooraf, dan importeer je deze tracker in Certly.
Kan ik deze tracker later omzetten naar Certly?
Ja. Certly herkent de kolommen van deze tracker, dus je uploadt het bestand en alle medewerkers en documenten staan erin — inclusief afdeling en e-mailadres, zodat medewerkers meteen zelf herinnerd kunnen worden. In de tracker zit een tabblad 'Overstappen naar Certly' dat per functie laat zien wat je er dan bij krijgt, van AI-uitlezing tot de bewijsmap voor audits.
Rijd je transport?
Dan is de Code 95 & APK-vervalkalender de tracker die bij je past — met kentekens, keuringen en chauffeursdocumenten in plaats van personeelscertificaten.