Voor taxi en zorgvervoer
Certificatenbeheer voor taxi- en zorgvervoerbedrijven
Dertig chauffeurs betekent negentig datums: per persoon de chauffeurskaart, het rijbewijs en de geneeskundige verklaring — drie vijfjaarscycli die nét niet gelijklopen, bij een ploeg met veel deeltijd en verloop. Certly bewaakt ze allemaal en mailt chauffeur én planner op tijd.
Wat een taxibedrijf moet bijhouden
- Chauffeurskaart (taxipas) — Vijf jaar geldig, uitgegeven door Kiwa — en de boordcomputer werkt niet zonder. Verlengen vereist een verse VOG én geneeskundige verklaring.
- VOG — Formeel zonder vervaldatum, maar bij elke kaartverlenging moet er een verse komen — en de doorlooptijd bij Justis heb je niet in de hand.
- Medische keuring / geneeskundige verklaring — Elke verwijzing naar een specialist kost weken. Wie in de laatste maand begint, rijdt straks even niet.
- Rijbewijs — Verloopt op zijn eigen datum, los van de kaart. Bij zorgvervoer met grotere busjes komt daar D1 of D bij — met vijfjaarscyclus en keuring.
En de vloot zelf: APK per voertuig, verzekeringen, en bij rolstoelvervoer de periodieke keuring van liften en vastzetsystemen.
Waar het in de praktijk misgaat
De kaart die de auto uitzet. Anders dan de meeste documenten handhaaft de chauffeurskaart zichzelf: zonder geldige kaart werkt de boordcomputer niet. Een gemiste verlenging is dus geen boeterisico maar een dienst die vanavond niet gereden wordt — en bij zorg- en leerlingenvervoer een gemeente of ouder die belt.
De VOG-wachtrij. De verse VOG voor de verlenging duurt soms dagen, soms weken — en dat weet je vooraf niet. Wie de aanvraag op 30 dagen vóór de vervaldatum start, gokt met de planning van volgende maand.
Deeltijders buiten beeld. De vaste kern is bekend; de twaalf invallers en weekendchauffeurs niet. Juist daar verlopen kaarten ongemerkt — tot de invaller nodig is en zijn kaart drie maanden verlopen blijkt.
Zo werkt het met Certly
- Herinneringen op 90, 60 en 30 dagen — de 90-dagenmail is precies het startschot voor VOG en keuring.
- De chauffeur krijgt zelf een mail met een link om de nieuwe kaart of verklaring vanaf de telefoon te uploaden; blijft het liggen, dan escaleert het naar de planning.
- Alle chauffeurs in één overzicht — vast, deeltijd en inval; via de Excel-import staat het hele bestand er in één keer in.
- Functieprofielen — leg vast wat een chauffeur zorgvervoer extra nodig heeft en zie direct wie wat mist.
- Rolstoellift als eigen materieel — bij zorg- en rolstoelvervoer draait de periodieke keuring van liften en vastzetsystemen gewoon mee in de bewaking, naast je chauffeurs en voertuigen.
- Bewijs voor de opdrachtgever — gemeenten en zorgaanbieders vragen periodiek om aantoonbaarheid; één klik maakt een actueel pdf-overzicht.
Veelgestelde vragen
Welke documenten moet een taxibedrijf per chauffeur bijhouden?
Minimaal drie samenhangende datums: de chauffeurskaart (5 jaar, Kiwa), het rijbewijs en de geneeskundige verklaring. Daarnaast de VOG-status — taxichauffeurs vallen onder continue screening, dus een geldige kaart vandaag is geen garantie voor volgende maand. Bij zorg- en leerlingenvervoer komen daar vaak contractuele eisen van opdrachtgevers bij, zoals een recente VOG of aanvullende trainingen.
Wat gebeurt er als een chauffeur met verlopen kaart rijdt?
De boordcomputer taxi accepteert de kaart niet meer, dus de auto staat feitelijk stil. Wordt er toch gereden, dan handhaaft de ILT met forse boetes en kan het de ondernemersvergunning raken. De praktijk is vooral: een dienst die niet gereden wordt en een planner die op het laatste moment moet schuiven.
Hoe ver van tevoren moet een chauffeurskaart verlengd worden?
Begin circa 3 maanden vóór de vervaldatum: de verse VOG en de medische keuring hebben allebei doorlooptijd die je niet in de hand hebt, en daarna moet Kiwa de aanvraag nog verwerken. Een herinnering op 90 dagen is hier dus geen vroege waarschuwing maar het startschot.
Werkt Certly ook met veel deeltijdchauffeurs en verloop?
Juist dan. Elke chauffeur is in een minuut aangemaakt (of komt binnen via de Excel-import), krijgt zijn herinneringen rechtstreeks per mail en kan documenten zelf uploaden. Vertrekt iemand, dan archiveer je de houder; komt hij terug, dan staat het dossier er nog. Vanaf €24,95 per maand — de instapbundel bewaakt tot 25 chauffeurs en voertuigen samen; de staffel staat op gocertly.com/prijzen.
Nooit meer een verlopen chauffeurskaart
Zet je chauffeurs in tien minuten in Certly en laat de vervaldatums zichzelf bewaken. vanaf €24,95 per maand — bekijk alle prijzen.
Rijd je ook goederenvervoer? Bekijk dan Certly voor transportbedrijven.