Alle functies · gocertly.com
Herinneren was pas het begin.
Rond certificaten, keuringen en vergunningen zit zes soorten gedoe: het opletten, het invoeren, het achteraanlopen, het bewijzen, het vooruitkijken en de klus van morgen. Certly lost ze stuk voor stuk op — zo dan.
hoofdstuk 01 · het opletten
“Ik moet er zélf aan denken — en één gemiste regel is meteen raak.”
Vervaldatums leven in een Excel, een ordner en drie hoofden. Certly zet ze op één plek en kijkt er elke dag naar — zodat niemand meer iets hoeft te onthouden.
automatische herinneringen
Mails die zichzelf versturen
Op 90, 60 en 30 dagen vóór elke vervaldatum — en op de vervaldag zelf — gaat er vanzelf een mail uit. Naar jou én naar iedereen in je team die het moet weten. Ruim op tijd om een cursus of keuring te plannen.
Escalatie op 14 en 7 dagen. Nog niets geregeld? Dan volgt een dringender mail, ook naar de eigenaar. Niets glipt erdoorheen.
Weekoverzicht op maandagochtend. Eén mail met wat verlopen is, wat actie vraagt en wat eraan komt. Je begint de week zonder verrassingen.
Maandrapportage naar je opdrachtgever. Elke maand automatisch een nette statusrapportage naar de opdrachtgever of KAM-coördinator die het wil weten. Jij hoeft niets meer samen te stellen.
Dashboard dat meekleurt. Rood, oranje, geel, groen — met zoeken en filteren op afdeling of vestiging.
Vervaldatums in je eigen agenda. Abonneer je op de Certly-agenda in Outlook, Google of Apple en zie alles tussen je afspraken staan.
hoofdstuk 02 · het invoeren
“Ik ben elke maand uren kwijt aan overtypen.”
Datums overnemen van pasjes, keuringsrapporten en de RDW-site: dat werk heeft Certly zichzelf aangeleerd.
ai-uitlezing
Foto erin, velden gevuld
Upload een foto of pdf van een certificaat en Certly leest type, nummer en datums er zelf uit. Jij controleert alleen nog even en klikt op opslaan.
Certificaten insturen per e-mail. Je bedrijf krijgt een eigen Certly-mailadres. Stuur een certificaat door — of laat het opleidingsinstituut dat doen — en de AI zet het als voorstel klaar. Verwerken is één klik.
RDW-koppeling voor APK. Kenteken invoeren is genoeg: Certly haalt de APK-vervaldatum op bij de RDW en houdt hem elke nacht actueel.
Excel-import in één keer. Upload je bestaande VCA-tracker of Code 95/APK-vervalkalender en alles staat er meteen in.
HR-koppeling met AFAS Profit. Medewerkers komen automatisch binnen bij indiensttreding en gaan eruit als ze vertrekken. Geen dubbele administratie.
hoofdstuk 03 · het achteraanlopen
“Ik loop de halve week achter mensen aan voor een kopie van een pasje.”
De grootste tijdvreter is niet de datum, maar het navragen. Certly legt het werk waar het hoort: bij de medewerker zelf.
self-service verlenging
Je medewerker regelt het zelf — jij keurt alleen goed
De medewerker krijgt zijn eigen herinnering, klikt op de link, fotografeert het nieuwe pasje met zijn telefoon en de AI leest de gegevens uit. Jij ziet het klaarstaan en klikt op goedkeuren. Meer is het niet.
Verlenglink zonder inloggen. Geen account, geen wachtwoord: de link in de herinnering is genoeg om de nieuwe datum door te geven.
In de taal van de medewerker. Herinneringen en verlenglinks gaan eruit in het Nederlands, Engels, Pools of Roemeens — je stelt de taal per medewerker in. Geen excuus meer dat de mail niet begrepen is.
Onderaannemersportaal (add-on). Nodig onderaannemers en zzp'ers uit; zij houden hun eigen certificaten bij en jij ziet alleen de actuele status. Je dossier is op orde als de opdrachtgever ernaar vraagt.
Bedrijfsdossier per onderaannemer (add-on). KvK, AVB-verzekering, VCA-bedrijfscertificaat, verklaring betalingsgedrag en G-rekening op één plek, met compliance-score en één knop om ontbrekende stukken op te vragen. Dossiervorming en risicobeheersing — met bewijs en logboek.
hoofdstuk 04 · het bewijzen
“De auditor vraagt of iederéén zijn papieren heeft — niet alleen wat er verloopt.”
Voor een VCA-audit of hoofdaannemer is “niets verlopen” niet genoeg: er mag ook niets ontbreken. Certly bewaakt allebei.
functie-eisen-matrix
Zie in één oogopslag wie wat mist
Leg per functie vast welke documenten verplicht zijn — chauffeur: rijbewijs C, Code 95, bestuurderskaart; steigerbouwer: VCA en hoogwerker. Het dashboard toont niet alleen wat verloopt, maar ook wat ontbreekt. Een nieuwe medewerker aanmaken geeft direct een checklist.
Ook je materieel in het dossier. Hijsmiddelen, ladders, elektrisch gereedschap en blusmiddelen staan als eigen houders naast je mensen en wagens — met keuringstypes als NEN 3140 en de jaarlijkse hijsmiddelenkeuring er kant-en-klaar bij.
Bewijsmap als pdf. Eén knop: statusoverzicht plus alle certificaten in één document, klaar voor de audit of opdrachtgever.
Deellink met QR-code. Opdrachtgever of inspecteur kijkt live mee, alleen-lezen, zonder bestanden en zonder account. Hang de QR bij de keet.
Digitale certificaat-pas per medewerker. Elke medewerker een eigen pas-pagina met QR-code voor op de bouwplaats. De inspecteur scant en ziet de actuele status live — een oude screenshot valt bij het scannen direct door de mand.
hoofdstuk 05 · het vooruitkijken
“Wat komt er komend jaar op ons af — en wat gaat dat kosten?”
Op tijd zijn is één ding; kunnen begroten is het volgende. Certly kijkt twaalf maanden vooruit.
jaarplanning + kostenraming
Twaalf maanden vooruit, met budget
Per maand zie je welke keuringen en cursussen eraan komen en wat dat bij elkaar kost. Handig voor de planner — en voor wie over het budget gaat.
Code 95-urenteller. Code 95 is geen datum maar 35 uur nascholing per 5 jaar. Certly telt de uren per chauffeur, bewaart het bewijs per cursus en rekent de stand mee in de herinneringen.
Keuringen op interval. Na een keuring zet je met één klik de volgende vervaldatum klaar — het interval kent Certly al.
Tachograafdownloads op dag-interval. Bestuurderskaart elke 28 dagen, massageheugen elke 90: Certly telt in dagen mee, met eigen drempels die bij zulke korte cycli passen. Eén klik op 'download uitgevoerd' en de teller loopt opnieuw.
Verlenging aanvragen met één klik. Leg je vaste opleider of keurder één keer vast en vraag een verlenging aan met één knop: Certly mailt houder, documenttype en deadline, en het antwoord komt rechtstreeks bij jou terug.
Boeterisico in euro's. Het dashboard rekent voor welk boetebedrag er geschat openstaat zolang documenten verlopen zijn. Handig om intern prioriteit — en budget — te krijgen.
hoofdstuk 06 · de klus van morgen
“Mag Jan morgen eigenlijk wel naar die klus — en is de nieuwe man klaar vóór dag één?”
Bewaken is de helft; de andere helft is de planningsvraag. Certly Pro toetst je mensen vooraf aan de eisen van de klus en zorgt dat nieuwe medewerkers compleet zijn vóór hun eerste werkdag.
projecten & inzetbaarheid — Certly Pro
Wie mag morgen de poort door?
Leg per opdrachtgever en per project vast wat er geldt — VCA, GPI, keuringen — en Certly geeft per medewerker, voertuig of machine één antwoord: groen, oranje of rood, met de reden erbij. Ook of alles geldig blíjft tot de einddatum van de klus.
Compliance-onboarding (Pro). Nieuwe medewerker? Eén persoonlijke link, geen account: uploaden met AI-voorinvulling in de eigen taal, reminders richting de startdatum en escalatie naar HR. De kop-status zegt het gewoon: klaar voor de eerste werkdag, of nog niet.
Uitzonderingen met einddatum (Pro). Staat de opdrachtgever een dispensatie toe, dan leg je die vast met reden, gever en einddatum. Zichtbaar in elke toets — en nooit stilzwijgend eeuwig geldig.
Projectdossier voor de opdrachtgever (Pro). Per project een deellink en een bewijsmap-pdf met de papieren van iedereen op die klus — altijd actueel, zonder scanmiddag.
Alles op een rij.
Eén abonnement, instappen vanaf €24,95 per maand of €249 per jaar — bundels naar bedrijfsgrootte, projecten en onboarding in Certly Pro, onderaannemers als add-on. Bekijk alle prijzen
- Automatische mails op 90, 60 en 30 dagen én de vervaldag
- Escalatiemail op 14 en 7 dagen, ook naar de eigenaar
- Weekoverzicht elke maandagochtend
- Maandrapportage naar opdrachtgever of KAM-coördinator
- Statusdashboard: rood, oranje, geel, groen
- Boeterisico-kaart: openstaande boetes in euro's
- Zoeken en filteren op afdeling of vestiging
- Agendakoppeling: Outlook, Google en Apple
- AI-uitlezing van foto's en pdf's
- Mail-in: certificaten doorsturen per e-mail
- RDW-koppeling: APK-datums automatisch actueel
- Excel-import: VCA-tracker en Code 95/APK-kalender
- HR-koppeling met AFAS Profit
- Verlenglink zonder inloggen
- Self-service verlenging met goedkeuring
- Verlenging aanvragen bij je vaste opleider of keurder
- Meertalige medewerker-mails: NL, EN, PL, RO
- Functie-eisen-matrix: wie mist wat
- Materieelbewaking: machines, gereedschap en blusmiddelen
- Bewijsmap als pdf voor audits
- Deellink met QR-code, alleen-lezen
- Digitale certificaat-pas met QR per medewerker
- Code 95-urenteller: 35 uur per 5 jaar
- Jaarplanning met kostenraming
- Keuringen op interval verlengen
- Tachograafdownload-bewaking: 28 en 90 dagen
- Teamleden en rollen
- Eigen documenttypen naast de standaardlijst
- Onbeperkt documenten — houder-bundels naar bedrijfsgrootte
- Projecten & opdrachtgevers met eisen per klus (Pro)
- Inzetbaarheid vooraf: groen, oranje, rood per klus (Pro)
- Compliance-onboarding vóór de eerste werkdag (Pro)
- Uitzonderingen met reden en einddatum (Pro)
- Onderaannemers- en zzp-portaal (add-on)
- Bedrijfsdossier onderaannemers met compliance-score (add-on)
Mis je een functie? Stuur ons een bericht — we bouwen graag wat jouw werk makkelijker maakt.
Zes soorten gedoe.
Eén oplossing.
geen creditcard nodig · importeer je eigen excel · opzeggen wanneer je wilt