Stuur de herinnering naar wie de cursus moet dóén

Het gaat bijna altijd zo. De planner ziet in het overzicht dat de BHV van Jan over een maand verloopt. Ze stuurt een appje: "Jan, je BHV verloopt, plan je herhaling even?" Jan leest het in de keet, denkt komt goed, en gaat verder met zijn dag.

Twee weken later: "Jan, heb je die BHV al geregeld?" — "O ja, vergeten. Doe ik vanavond."

Nog twee weken later is de BHV verlopen en heeft de planner er drie keer achteraan gezeten. Niet omdat Jan onwillig is. Maar omdat de herinnering steeds bij de verkeerde persoon lag, op het verkeerde moment, zonder manier om er méteen iets mee te doen.

Een herinnering aan de planner is een doorgeef-taak

Kijk wat er eigenlijk gebeurt in dat appje-scenario. Het systeem (of de Excel) herinnert de planner. De planner moet vervolgens de medewerker herinneren. De medewerker moet een cursus boeken, en daarna moet de planner controleren of het gelukt is en de nieuwe datum invoeren.

Eén vervaldatum, vier overdrachtsmomenten. En elk overdrachtsmoment is een kans om iets te laten vallen.

Gedragswetenschappers hebben hier een simpele vuistregel voor: gedrag volgt op het moment dat motivatie, gelegenheid en een duidelijke prompt samenkomen. Een appje in de keet heeft de prompt, maar niet de gelegenheid — Jan kan er op dat moment níks mee. Tegen de avond is de prompt weg.

Draai het om: de mail naar Jan, mét de knop

Daarom stuurt Certly de herinnering nu rechtstreeks naar de medewerker zelf. Op 90, 60 en 30 dagen krijgt Jan een mail in gewone taal: "Je BHV-certificaat verloopt over 30 dagen. Plan je herhaling."

En — dit is het belangrijkste — in die mail zit een knop: "Nieuwe datum doorgeven." Eén klik opent een simpel formulier: nieuwe vervaldatum, eventueel een foto van het nieuwe certificaat erbij, klaar. Geen inlog, geen account, geen wachtwoord. De gelegenheid zit ín de prompt.

Cursus al geboekt maar nog niet gevolgd? Dan geeft Jan de geplande datum door, en pauzeert Certly de herinneringen tot die datum. Geen gezeur over iets dat al geregeld is — dát is namelijk hoe mensen herinneringen leren negeren.

En als Jan niks doet?

Dan wordt Certly dwingender, zonder dat de planner ervoor hoeft te bellen:

• Dag 14 en dag 7: een escalatiemail met een andere toon — "er is nog geen nieuwe datum doorgegeven" — desgewenst óók naar een tweede contactpersoon of leidinggevende.
• Elke maandagochtend: het weekoverzicht voor de planner. Zoveel geldig, zoveel actie nodig, zoveel gepland. De uitzonderingen vallen meteen op.
• De vervaldag zelf: een laatste melding. Vanaf hier is het geen herinnering meer maar een feit — en sta je met een verlopen certificaat op de bouwplaats.

Het resultaat: de planner jaagt niet meer op dertig mensen, maar handelt hooguit twee of drie uitzonderingen per maand af. De rest regelt zichzelf.

Voor wie dit herkent

Als jij degene bent die appjes stuurt met "heb je die VCA al geregeld?" — je bent geen slechte planner, je hebt een doorgeef-systeem. Probeer 14 dagen gratis hoe het voelt als de herinneringen rechtstreeks bij je mensen landen, mét de knop om het meteen te regelen. Instappen vanaf €24,95 per maand.