Alles stond op groen. En toch was er een afwijking.

Het dashboard stond op groen. Zeventien documenten geldig, niets verlopen, niets binnen negentig dagen. De KAM-coördinator ging met een gerust hart de audit in.

En kreeg toch een afwijking.

Niet omdat er iets verlopen was. Maar omdat een van de vier steigerbouwers geen hoogwerkercertificaat had. Hij was in maart begonnen, had zijn VCA netjes ingeleverd, en niemand had ooit vastgesteld dat er bij zijn functie nóg iets hoorde.

De blinde vlek zit in het ontwerp

Dit is geen slordigheid van die coördinator. Het is een eigenschap van elk systeem dat vervaldatums bewaakt, en het is de moeite waard om te zien waaróm.

Een vervalkalender werkt met documenten die je erin hebt gezet. Voor elk document rekent hij uit hoeveel dagen er nog te gaan zijn, en hij waarschuwt als dat getal klein wordt. Uitstekend systeem — maar het kan per definitie alleen iets zeggen over documenten die bestáán.

Een certificaat dat er nooit is geweest, verloopt ook nooit. Het heeft geen vervaldatum, dus het krijgt geen kleur, dus het komt in geen enkele lijst voor. Het is niet rood en niet oranje. Het is er gewoon niet, en afwezigheid heeft geen status.

Zo kan een dashboard volkomen eerlijk groen staan terwijl je niet compleet bent.

De auditor stelt een andere vraag dan jij

Hier komt het echte probleem naar boven. Jij kijkt naar je overzicht en stelt de vraag: wat moet ik binnenkort regelen? Dat is de vraag van de planner, en die is helemaal terecht.

Maar een VCA-auditor of een hoofdaannemer stelt een andere vraag: heeft iedereen die hier werkt de papieren die bij zijn werk horen? Dat is geen vraag over datums. Dat is een vraag over volledigheid.

Twee verschillende vragen, en de meeste bedrijven hebben alleen een antwoord op de eerste. Dat wreekt zich altijd op hetzelfde moment: bij nieuwe mensen, bij inleen, en bij iemand die van functie verandert. Precies de momenten waarop iemands papieren-set zou moeten worden nagelopen, en waarop dat in de praktijk aan iemands hoofd hangt.

Leg het één keer vast, in plaats van elke keer te onthouden

De oplossing is niet beter opletten. Het is de eis opschrijven in plaats van hem te onthouden.

In Certly maak je daarom functieprofielen. Bij "chauffeur" horen rijbewijs C, code 95 en de bestuurderskaart. Bij "steigerbouwer" VCA, het steigerdiploma en hoogwerker. Bij "cv-monteur" weer iets anders. Je legt het één keer vast, en koppelt je mensen aan een profiel.

Vanaf dat moment verandert er twee dingen aan wat je ziet:

• Op de pagina van een medewerker staat een checklist. Per verplicht document: aanwezig, of ontbreekt — met een knop om het meteen toe te voegen.
• Op het dashboard staat een sectie Ontbrekende documenten, over je hele organisatie heen. Naast wat verloopt, dus.

Een nieuwe medewerker aanmaken geeft daarmee direct een boodschappenlijstje in plaats van een leeg profiel. En importeer je een Excel met een kolom "functie", dan koppelt Certly die vanzelf aan het juiste profiel.

Het gaat niet om meer administratie

Het aardige is dat dit je werk niet groter maakt maar kleiner. De eis stond namelijk toch al ergens: in een VCA-handboek, in een functieomschrijving, of in het hoofd van de uitvoerder. Alleen was hij niet gekoppeld aan de mensen waar hij over ging.

Welke documenten er bij welk vak horen, hebben we in de kennisbank uitgeschreven — voor een beroepschauffeur, een steigerbouwer en een monteur of installateur. Bereid je een VCA-audit voor, dan is dit het eerste dat je wilt regelen.

Zelf uitproberen? 14 dagen gratis, zonder creditcard. Of bekijk alle functies.