Van bewaken naar inzetten: Certly weet nu wie morgen de poort door mag

Vorige maand schreven we over zes nieuwe functies die het laatste handwerk rond je certificaten weghaalden. De rode draad toen: van bewaken naar overnemen.

Deze maand schuift Certly opnieuw op. Want wie de vervaldatums op orde heeft, ontdekt dat de échte vraag een andere is. Niet "verloopt er iets?" — dat is de vraag van de administratie. Maar: "kan ik deze man morgen op die klus zetten?" Dat is de vraag van de planner, om 06:45, met een volle bus die om 07:00 vertrekt.

Vier nieuwe stukken gereedschap geven daar antwoord op.

1. Projecten en opdrachtgevers: toetsen vóór je plant

De kern van de nieuwe projecten-module: je legt per opdrachtgever vast wat er aan de poort gecontroleerd wordt. Shell eist andere papieren dan een gemeentelijke opdrachtgever; de petrochemie vraagt SOG-certificaten waar de woningbouw nooit van gehoord heeft. Die eisen leg je één keer vast — per eis blokkerend ("zonder dit kom je er niet in") of als waarschuwing.

Maak je een project aan voor die opdrachtgever, dan erft het die eisen, en kun je er per klus nog eisen bij zetten of uitzetten. Koppel je vervolgens medewerkers en machines aan het project, dan rekent Certly per persoon uit of hij inzetbaar is: groen, oranje of rood — vóórdat je plant, niet erna.

Twee details die het verschil maken met een lijstje in Excel:

• Geldig tot het einde van de klus. Een VCA die halverwege het project verloopt, is vandaag geldig en straks een probleem. Certly toetst tegen de einddatum van de klus en zet zo iemand op oranje: nu nog inzetbaar, maar regel de verlenging vóór hij op rood springt.
• Uitzonderingen met een einddatum. Soms besluit je bewust om iemand toch in te zetten — de opdrachtgever heeft ontheffing gegeven, het nieuwe pasje is onderweg. Dat kan, maar alleen met een reden en een einddatum. De uitzondering is zichtbaar voor iedereen en loopt vanzelf af. Geen stilzwijgende gedoogsituaties meer.

En als de opdrachtgever wil zien dat het klopt: elk project heeft een eigen projectdossier — een alleen-lezen deellink of een bewijsmap-pdf, per klus.

2. Onboarding: compleet vóór de eerste werkdag

Een nieuwe medewerker aannemen is papierwerk verzamelen onder tijdsdruk: het rijtje documenten per functie moet binnen zijn vóór maandag.

Dat gaat nu zo: je maakt de medewerker aan met een startdatum, en hij krijgt één link — in het Nederlands, Engels, Pools of Roemeens. Daar ziet hij welke documenten er nodig zijn, fotografeert hij zijn pasjes met zijn telefoon, en leest de AI de datums en nummers er alvast uit. Jij ziet de voortgang aftellen naar de startdatum, keurt goed of wijst af met een reden, en Certly herinnert hem er zelf aan — met een escalatie naar jou als het te spannend wordt.

Resultaat: geen eerste werkdag meer die begint met "heb je je VCA bij je?"

3. Verlengen met één klik

Elke herinnering eindigde tot nu toe met huiswerk: zelf de opleider bellen, zelf de keuring plannen. Daarom kun je nu per documenttype (of voor alles tegelijk) je vaste opleider of keurder vastleggen. Verloopt er iets binnen 90 dagen, dan staat er een knop naast: Verlenging aanvragen. Eén klik en er gaat een nette aanvraagmail uit met de gegevens van medewerker en document erin — en het antwoord komt gewoon in jouw inbox. Certly logt wanneer de aanvraag is gedaan, zodat je bij de volgende herinnering weet: die loopt al.

4. Het bedrijfsdossier: je huurt een bedrijf in, niet alleen z'n pasjes

Voor wie met onderaannemers werkt, was er al het portaal waarin zij hun eigen certificaten bijhouden. Maar bij inhuur hoort méér papierwerk dan pasjes: het KvK-uittreksel, het AVB-polisblad, het VCA-bedrijfscertificaat, de verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst en de g-rekeningovereenkomst.

Die vijf stukken vormen nu een bedrijfsdossier per onderaannemer, met een score (3/5 compleet) en een knop om ontbrekende stukken in één keer op te vragen. De onderaannemer uploadt ze zelf via zijn portaal, jij keurt goed, en elk stuk heeft een logboek: wanneer opgevraagd, wanneer binnen, wanneer goedgekeurd.

Eerlijk is eerlijk: een compleet dossier maakt keten- en inlenersaansprakelijkheid niet ongedaan — dat kan geen enkel systeem. Maar het beperkt je fiscale risico aantoonbaar, en bij een controle is "hier is het dossier, met datums" een wezenlijk ander gesprek dan een middag mailtjes opduiken.

Wat zit waar?

De verlengknop zit in elk abonnement. Projecten, opdrachtgevers en de onboarding vormen samen Certly Pro (vanaf €44,95 per maand); het bedrijfsdossier hoort bij de onderaannemers-add-on. In de proefperiode van 14 dagen zit alles — zo merk je vanzelf wat je gebruikt. De volledige staffel staat op de prijzenpagina.

Dezelfde beweging, één stap verder

De vervalkalender keek terug: wat hebben we, en wanneer verloopt het? Met deze golf kijkt Certly vooruit: wie kan ik morgen inzetten, is de nieuwe man klaar vóór dag één, staat het dossier van mijn inleen er goed voor — en als er iets moet gebeuren, is het één klik.

Zelf zien? Op certly.nl/inzetbaarheid staat de projecten-module uitgelegd, met schermen. Of probeer het 14 dagen gratis — zonder creditcard, en je bestaande Excel importeer je in één keer.