Zes nieuwe functies: van bewaken naar overnemen

Een halfjaar geleden was Certly een vervalkalender die je op tijd mailde. Daarna kwamen er tien functies bij die het invoeren en bewijzen overnamen — RDW-koppeling, AI-uitlezing, de bewijsmap.

Nu zijn er zes bij. En ze hebben één ding gemeen: ze halen het laatste handwerk weg. Niet "wanneer moet ik iets doen", maar "wie doet het eigenlijk".

1. Je medewerker regelt het zelf, jij keurt goed

De verlenglink bestond al: een medewerker kon zonder in te loggen zijn nieuwe datum doorgeven. Maar dan moest jij die datum nog geloven.

Nu fotografeert hij het nieuwe pasje met zijn telefoon, leest de AI de vervaldatum en het certificaatnummer eruit, en komt de inzending bij jou in een wachtrij op het dashboard: Te beoordelen verlengingen. Je ziet het bewijs, je klikt op goedkeuren. Pas dán gaat de nieuwe datum in en herstart de herinneringscyclus.

Dat is het laatste stukje handwerk dat weg is. De planner die achter mensen aanloopt voor een kopie van een pasje, doet nu alleen nog de controle.

2. Niet alleen wat verloopt — ook wat ontbreekt

Dit is de functie waar de meeste vraag naar was, en hij komt steeds uit dezelfde hoek: de audit.

Een auditor of hoofdaannemer vraagt namelijk niet "wat verloopt er binnenkort". Hij vraagt of iedereen zijn papieren heeft. En dat is een andere vraag, want een document dat er nooit was, verloopt ook nooit — het valt dus in geen enkele vervalkalender op.

Daarom kun je nu functieprofielen vastleggen: bij "chauffeur" horen rijbewijs C, Code 95 en de bestuurderskaart; bij "steigerbouwer" VCA en hoogwerker. Koppel je een medewerker aan een profiel, dan zie je op zijn pagina een checklist: aanwezig of ontbreekt, met een knop om het ontbrekende document meteen toe te voegen. Op het dashboard staat een sectie Ontbrekende documenten over je hele organisatie heen.

Een nieuwe medewerker aanmaken geeft zo direct een boodschappenlijstje. En importeer je een Excel met een kolom "functie", dan koppelt Certly die automatisch aan het juiste profiel.

3. Onderaannemers houden hun eigen papieren bij

Als hoofdaannemer ben je aansprakelijk voor de papieren van je inleen. In de praktijk betekent dat: mailtjes, mapjes, en pdf'jes van drie maanden oud waarvan je maar hoopt dat ze nog kloppen.

Nu nodig je een onderaannemer of zzp'er uit met een portaal-link. Hij ziet daar zijn eigen mensen en documenten en houdt ze zelf actueel — met dezelfde upload-, uitlees- en goedkeuringsflow. Jij ziet alleen de status: groen, oranje, rood. De herinneringen gaan ook naar hem toe, en trek je de link in, dan stopt dat meteen.

Geen mailtjes meer. En als je stopt met samenwerken: link intrekken, klaar.

4. Geen dubbele administratie meer (AFAS Profit)

Wie in dienst komt, moet je in twee systemen zetten. Wie uit dienst gaat, vergeet je in het tweede.

Certly koppelt nu aan AFAS Profit via een GetConnector. Nieuwe medewerkers worden vanzelf houder; naam, e-mailadres en afdeling volgen AFAS; het functieprofiel wordt automatisch ingevuld als het profiel bestaat. Elke nacht loopt de sync opnieuw, of je klikt zelf op synchroniseren.

Eén ding doet Certly bewust níét: iemand automatisch weggooien als hij uit dienst gaat. Dat wordt gerapporteerd, zodat jij beslist wat er met de documentgeschiedenis gebeurt. Het app-token staat versleuteld in de database en komt nooit meer terug naar je scherm.

5. Code 95 is geen datum. Het is 35 uur.

Hier deed elke vervalkalender — de onze incluis — iets fundamenteel te simpel.

Op het Code 95-pasje staat een datum, dus dat is wat je bewaakt. Maar de échte verplichting zijn 35 uur nascholing per cyclus van vijf jaar, waarvan minimaal 7 uur praktijktraining. Wie pas in het laatste jaar begint, ontdekt dat de cursusagenda's vol zitten — en dan is die datum ineens keihard.

Certly telt de uren nu mee. Je voert per chauffeur de gevolgde cursussen in (datum, naam, aantal uren, praktijk ja/nee) en ziet een voortgangsbalk: 21 van de 35 uur, waarvan 7 praktijk. Naast elk Code 95-document op het dashboard staat een uren-badge, amber tot de cyclus compleet is. De cyclus is het venster van vijf jaar vóór de vervaldatum, dus bij verlenging schuift alles vanzelf mee.

En de openstaande uren van chauffeurs wier cyclus komend jaar afloopt, tellen mee in de nieuwe jaarplanning — waarmee we bij de laatste zijn.

6. Wat komt eraan, en wat kost het?

De vraag van de directeur is een andere dan die van de planner. Niet "wat moet ik deze week regelen", maar "wat komt er komend jaar op ons af, en wat gaat dat kosten".

De nieuwe pagina Planning zet alles wat komend jaar verloopt per maand op een rij, met een aparte sectie voor wat al verlopen is. Vul per documenttype een tarief in — wat kost een APK bij jouw garage, wat kost een VCA-cursus — en je krijgt er een kostenraming bij: aantal verlengingen, geraamd bedrag, en apart vermeld hoeveel typen nog geen tarief hebben. Die tellen namelijk niet stilletjes als nul mee; dat zou een begroting maken die te mooi is om waar te zijn.

Waarom deze zes bij elkaar horen

Zet ze naast elkaar en er ontstaat een patroon. De eerste drie halen werk weg bij jou en leggen het waar het hoort: bij de medewerker, bij de onderaannemer. De vierde zorgt dat je het niet twee keer invoert. De vijfde en zesde kijken vooruit in plaats van terug.

Bij elkaar verschuift Certly van bewaken naar overnemen. De vervalkalender waarschuwt niet alleen meer — hij weet wie wat mist, wie het moet regelen, en wat het gaat kosten.

Alle zes zitten in het basisabonnement — instappen vanaf €24,95 per maand, bundels naar bedrijfsgrootte. De volledige staffel staat op de prijzenpagina.

Alles op een rij zien? Op certly.nl/functies staat elke functie uitgelegd, geordend per soort gedoe dat hij oplost. Of probeer het 14 dagen gratis — zonder creditcard, en je bestaande Excel importeer je in één keer.