Nieuwe medewerker? Deze vijf certificaat-checks doe je vóór dag één

De meeste certificaatproblemen komen niet door verlopen documenten — ze komen door documenten die nooit zijn vastgelegd. En het moment waarop dat misgaat is bijna altijd hetzelfde: de eerste week van een nieuwe medewerker. Het cv zag er goed uit, de pasjes zaten in de portemonnee, iedereen was druk. Acht maanden later vraagt een auditor om het dossier.

De checklist

1. Identiteit en rijbewijs. Geldig, en passend bij wat de functie vraagt: voor een chauffeur betekent dat ook de vervaldatum van het rijbewijs C, de Code 95 en de bestuurderskaart — drie datums die zelden gelijklopen.

2. VCA in het register, niet in de portemonnee. Een pasje zegt niets; het Centraal Diploma Register wel. Zoek op naam en geboortedatum en je ziet direct of het VCA geldig is en wanneer het verloopt. Kost twee minuten, voorkomt de klassieker "het pasje bleek van de vorige werkgever te zijn verlengd — niet dus".

3. Toets tegen het functieprofiel, niet tegen het cv. Een cv toont wat iemand hééft; een functieprofiel toont wat iemand nodig hééft. Het verschil tussen die twee is je actielijst voor de eerste maand. Wat er per functie in hoort, staat in onze beroepsgidsen — van chauffeur en kraanmachinist tot elektricien en steigerbouwer.

4. Leg de documenten nú vast. Kopie of upload, mét certificaatnummer, ingangsdatum en vervaldatum. Niet "die stuurt hij nog wel door" — de kans dat een document na de eerste week nog boven water komt, daalt per dag.

5. Direct in de vervalbewaking. De stap die het vaakst wordt overgeslagen. Een dossier zonder bewaking is een momentopname: over een jaar is het net zo verouderd als het Excel dat je ermee wilde vervangen. Nieuwe medewerker aanmaken en documenten invoeren hoort één handeling te zijn met het aanzetten van de herinneringen.

Waarom dag één het enige goede moment is

Er is precies één moment waarop een medewerker al zijn papieren bij elkaar heeft, gemotiveerd is om ze aan te leveren én er iemand actief naar vraagt: de onboarding. Elk later moment is duurder — dan moet je erachteraan mailen, herinneren, escaleren. Bedrijven die dit goed doen, hebben de certificaat-check gewoon in het onboardingsformulier zitten, naast de loonheffingsverklaring en het bankrekeningnummer.

Werkt de nieuwe collega via een uitzendbureau? Dan geldt de checklist onverkort — wie er verantwoordelijk is (spoiler: jij), lees je in certificaten van uitzendkrachten.

In de praktijk

In Certly maak je de nieuwe medewerker aan, en kan die via een eigen link zelf zijn documenten uploaden — jij controleert alleen nog. Vanaf dat moment zie je per functieprofiel wie wat mist en lopen de herinneringen automatisch: 90, 60 en 30 dagen vóór elke vervaldatum, desgewenst rechtstreeks naar de medewerker. Zo is het dossier op dag één compleet — en blijft het dat.

Liever een kant-en-klaar naslagwerk? De volledige indiensttredingschecklist met documentenlijst per functie staat in de kennisbank — en hoe je het verzamelen zelf uit handen geeft, lees je in Klaar voor de eerste werkdag.