Wat kost certificaatbeheer-software? Een eerlijke rekensom

Wie voor het eerst zoekt naar software om certificaten en keuringen bij te houden, ontdekt snel dat de helft van de markt "neem contact op voor prijzen" op de website heeft staan. Dat is jammer, want de vraag is volstrekt redelijk. Dus hier is het eerlijke antwoord — inclusief onze eigen prijzen, en inclusief de rekensom die je zelf kunt maken.

De korte versie

Certificaatbeheer-software voor het mkb kost grofweg €25 tot €150 per maand, afhankelijk van twee dingen: hoeveel mensen, voertuigen en machines je bewaakt, en of je alleen wilt bewaken (vervaldatums, herinneringen) of ook wilt plannen (projecten, inzetbaarheid, onboarding).

Bij Certly ziet dat er zo uit:

• Certly — het complete bewaken: vanaf €24,95 per maand (tot 25 houders), €59,95 tot 100 houders, €99,95 onbeperkt.
• Certly Pro — bewaken + inzetten: projecten, opdrachtgeverseisen en compliance-onboarding erbij, vanaf €44,95 per maand.
• Onderaannemers-add-on — eigen portaal en bedrijfsdossier per onderaannemer, €14,95 per maand extra.

Een "houder" is alles wat Certly voor je bewaakt: een medewerker, een voertuig of een machine. Documenten zijn altijd onbeperkt, een jaarabonnement scheelt ruim twee maanden, en alles is 14 dagen gratis te proberen. De hele staffel met veelgestelde vragen staat op de prijzenpagina.

"Maar Excel is gratis"

Klopt — en voor een bedrijf met vijf documenten is onze gratis Excel-tracker ook gewoon het juiste antwoord. De rekensom verandert zodra er echte aantallen en echte gevolgen in het spel zijn, want Excel is niet gratis, hij factureert alleen anders:

• De tijd. Wie elke week de lijst naloopt, mensen namailt en kopieën opjaagt, is daar al snel een paar uur per maand aan kwijt. Tegen een gemiddeld uurtarief is dat méér dan het abonnement.
• De misser. Excel herinnert niemand. Eén verlopen document betekent al snel een boete van honderden euro's (APK), ruim €800 (Code 95) of een dag stilstand op de bouwplaats — één zo'n incident betaalt jaren software.
• De audit. De middag vóór de VCA-audit alles bij elkaar zoeken versus één knop voor de bewijsmap: dat verschil voel je precies op het moment dat je er geen tijd voor hebt.

De rekensom per bedrijfsgrootte

Installatiebedrijf, 12 monteurs. Bundel tot 25 houders: €24,95 per maand, €249 per jaar. Eén voorkomen APK-boete of één gemiste ochtend minder en het jaar is terugverdiend.

Aannemer, 40 man en 15 machines. 55 houders → bundel tot 100: €59,95 per maand. Werkt hij voor opdrachtgevers met poort-eisen en neemt hij regelmatig mensen aan, dan is Pro (€89,95) logischer: de inzetbaarheidstoets en onboarding zitten dan in dezelfde prijs. Met 12 vaste onderaannemers komt daar de add-on bij: €14,95 — samen ruim een euro per bewaakte houder per maand.

Transportbedrijf, 30 chauffeurs en 35 wagens. 65 houders, bundel tot 100: €59,95. Zet daar de boetes uit het transport naast — €900 voor rijden zonder geldige Code 95, €4.400 rond de eurovergunning — en de verhouding is duidelijk.

Waar je op let bij het vergelijken

Vier vragen die de prijsvergelijking tussen tools eerlijk maken:

1. Betaal je per gebruiker of per bedrijf? Prijzen per gebruiker lopen hard op zodra de planner, de KAM'er en de directeur allemaal willen meekijken. Certly rekent per bedrijf; teamleden zijn onbeperkt.
2. Zit het versturen van herinneringen erin? Het hele punt van de software. Ook naar de medewerker zelf, in zijn eigen taal?
3. Wat kost het invoeren? AI-uitlezing, RDW-koppeling en Excel-import schelen je de middag overtypen waar veel implementaties op stranden.
4. Groeit de prijs met je mee — en terug? Een staffel hoort twee kanten op te werken. En "onbeperkt documenten" hoort geen upsell te zijn.

De volledige vergelijking met Excel, de agenda-methode en HR-software staat op de vergelijkingspagina's.

Zelf rekenen? Op certly.nl/prijzen staat de hele staffel. Of sla het rekenen over en probeer 14 dagen gratis — alles inbegrepen, geen creditcard, en je huidige Excel importeer je in één keer.