Vergelijking
Certificaten in je HR-systeem of in Certly?
"Dat kan ons HR-pakket toch ook?" — deels, ja. De meeste personeelssystemen hebben een veld voor diploma's en sommige signaleren op een einddatum. De vraag is niet óf je HR-systeem certificaten kan registreren, maar of registreren genoeg is.
Wat een HR-systeem goed doet
Het personeelsdossier: wie is in dienst, welke functie, welke documenten horen bij het dienstverband. Als de enige eis is dat er érgens een kopie van het diploma ligt, ben je klaar. Certificatenbewaking in bouw, transport en industrie stelt alleen drie eisen die buiten dat domein vallen.
De drie gaten
1. Niet alles heeft een personeelsnummer. De APK van de bus, de hijsmiddelen, de brandblussers, de eurovergunning — en de certificaten van uitzendkrachten en onderaannemers. Een personeelssysteem ziet per definitie alleen personeel.
2. Een einddatum-signaal is geen bewakingsproces. Eén melding in een systeem waar alleen HR in kijkt, is het agendaprobleem in een ander jasje: geen herhaalde signalen, geen mail naar de medewerker zelf met uploadlink, geen escalatie als niemand reageert, geen zicht op wat ontbreekt per functieprofiel.
3. Keuringscycli bestaan er niet. Arbeidsmiddelen hebben geen vervaldatum maar een interval vanaf de laatste keuring — een concept dat in een personeelsdossier simpelweg geen plek heeft.
De vergelijking op een rij
| HR-systeem (diplomaveld) | Certly | |
|---|---|---|
| Diploma's per medewerker | Ja | Ja, met bewijsstuk en AI-uitlezing |
| Voertuigen, machines, blussers | Nee | Ja, incl. RDW-koppeling op kenteken |
| Uitzendkrachten en onderaannemers | Buiten scope | Ja, incl. eigen portaal voor onderaannemers |
| Herinneringen met escalatie | Beperkt, intern | 90/60/30 dagen, medewerker-mail, escalatie |
| Keuringscycli | Nee | Ja, zelfrekenend per ronde |
| Audit-export voor VCA/opdrachtgever | Zelden | Bewijsmap-pdf met één klik |
Niet kiezen, maar koppelen
Het bedoelde model is geen concurrentie maar taakverdeling: het HR-systeem blijft de bron voor wie er in dienst is, Certly bewaakt de documenten. Met de AFAS-koppeling synchroniseert Certly medewerkers automatisch (naam, e-mail, functie, afdeling) — nieuwe collega's verschijnen vanzelf, en dubbele administratie blijft uit.
Veelgestelde vragen
Mijn HR-pakket heeft een diplomaveld — is dat niet genoeg?
Voor het registreren van diploma's: ja. Voor het bewaken ervan meestal niet: certificatenbewaking vraagt herinneringen naar meerdere ontvangers met escalatie, keuringscycli die verschuiven per ronde, en dossiers voor dingen die geen medewerker zijn — voertuigen, machines, blussers, vergunningen. Precies daar houdt een personeelssysteem logischerwijs op.
Kan Certly naast ons HR-systeem draaien?
Ja, dat is het bedoelde model: het HR-systeem blijft de bron voor wie er in dienst is, Certly bewaakt de documenten. Met de AFAS-koppeling worden medewerkers automatisch gesynchroniseerd (naam, e-mail, functie, afdeling), zodat je geen dubbele administratie voert.
Wat bewaakt Certly dat een HR-systeem niet ziet?
Alles zonder personeelsnummer: de APK en tachograafkeuring per voertuig (automatisch via RDW), keuringscycli van gereedschap en hijsmiddelen, brandblussers, bedrijfsvergunningen — en de certificaten van uitzendkrachten en onderaannemers, die in het HR-systeem per definitie ontbreken.
Voor wie is een apart certificatensysteem overdreven?
Kantoororganisaties zonder keuringen, voertuigen of poorteisen, waar het om een enkel diploma per medewerker gaat en het HR-pakket daar al op signaleert. Certly is gebouwd voor bouw, transport, installatie, groen en industrie — omgevingen waar de documenten talrijker zijn dan de medewerkers.
De specialist naast je HR-pakket
Probeer Certly 14 dagen gratis naast je huidige systeem — met AFAS-koppeling als je die gebruikt. Vanaf €24,95 per maand — bekijk alle prijzen.
Nog helemaal geen systeem? Begin bij Certly vs. Excel.