De kostenpost die nooit op één factuur staat

Vraag een directeur van een aannemersbedrijf wat hij komend jaar kwijt is aan verzekeringen, en hij noemt een bedrag. Vraag hetzelfde over certificaten en keuringen, en het wordt stil. Niet omdat het weinig is — maar omdat het nooit ergens als één getal verschijnt.

En dat is geen toeval. Het is een direct gevolg van hoe die kosten binnenkomen.

Verspreid in tijd, verspreid over leveranciers

Een VCA-cursus in maart bij opleider A. Een BHV-herhaling in mei bij opleider B. De ladderkeuring in juni bij de gereedschapsleverancier. Twee APK's in september, een hoogwerkertraining in oktober, vier dagen code 95-nascholing verdeeld over het jaar.

Los van elkaar is het allemaal klein: honderd euro hier, driehonderd daar. Elk bedrag is te klein om op te vallen, en ze staan op facturen van acht verschillende partijen, geboekt op vijf verschillende grootboekrekeningen. Er is geen moment in het jaar waarop iemand ze bij elkaar optelt.

Het gevolg ken je waarschijnlijk: de kosten worden nooit begroot, ze overkomen je. En elk jaar is het weer "meer dan gedacht", zonder dat iemand kan zeggen hoeveel meer dan wat.

Het wordt pas een probleem als het moet wijken

Zolang niemand het optelt, is het vooral onprettig. Het wordt schadelijk op het moment dat er bezuinigd moet worden.

Want een kostenpost zonder getal en zonder planning is de makkelijkste om uit te stellen. Die hoogwerkertraining kan ook volgend kwartaal wel. Die nascholingsdag verplaatsen we even. Niemand neemt daarbij een bewust risico — er ligt gewoon geen overzicht waaruit blijkt wat het uitstel betekent.

Tot een pasje verloopt, iemand het terrein niet op mag, en de rekening ineens uit een heel ander potje komt: stilstand.

Een jaarplanning met bedragen erbij

Daarom hebben we in Certly een pagina Planning gemaakt. Die zet alles wat de komende twaalf maanden verloopt per maand op een rij, met een aparte sectie voor wat al verlopen is.

Vul je daarbij per documenttype je eigen tarief in — wat kost een APK bij jouw garage, wat betaal jij voor een VCA-cursus — dan rolt er een raming uit: het aantal verlengingen per maand, het bedrag per maand, en een totaal voor het jaar.

Twee keuzes daarin zijn bewust gemaakt, en ze zijn allebei het vermelden waard.

Ontbrekende tarieven tellen niet als nul mee. Heb je voor drie documenttypen nog geen bedrag ingevuld, dan meldt Certly dat apart in plaats van ze stilzwijgend op nul te zetten. Een begroting die te mooi is om waar te zijn, is namelijk erger dan geen begroting — die geeft je vertrouwen dat je niet verdiend hebt.

Code 95-uren tellen wél mee. Loopt de cyclus van een chauffeur binnen het jaar af, dan verschijnen de nog te plannen nascholingsuren in de planning. Dat zijn geen verlengingen maar cursusdagen, en juist die worden bij een begroting vergeten.

Wat je er als eerste uit haalt

Het interessantste is meestal niet het totaalbedrag. Het is de verdeling.

Vrijwel elk bedrijf heeft een of twee maanden waarin het zich opstapelt — meestal omdat er ooit een groep mensen tegelijk gecertificeerd is en die nu tegelijk terugkomt. Zo'n piek zie je in een lijst op vervaldatum niet, maar in een maandoverzicht meteen. En een piek die je een half jaar van tevoren ziet, kun je nog spreiden.

De tweede ontdekking is meestal hoeveel de kleine dingen bij elkaar zijn. Honderdvijftig apparaten à zeven euro voor de NEN 3140-keuring is ruim duizend euro per jaar — een bedrag dat nooit als zodanig op een factuur heeft gestaan.

Richtprijzen om je tarieven mee te vullen, staan in de kennisbank: wat kost een keuring of certificaat.

Wil je weten wat er bij jou uitkomt? Probeer Certly 14 dagen gratis — importeer je Excel, vul je tarieven in, en je hebt in een half uur een begroting. Of bekijk eerst alle functies.