Code 95 is geen datum. Het zijn 35 uur.

Er staat een datum op het rijbewijs, achter de code 95: 95.01.03.2028. Dus zet je die datum in je vervalkalender en krijg je op tijd een seintje. Zo doen wij het ook, en zo doet elk systeem het.

Alleen bewaak je daarmee de verkeerde grootheid.

Die datum is namelijk niet de verplichting. De verplichting is 35 uur nascholing binnen vijf jaar, waarvan minimaal 7 uur praktijk. De datum is niet meer dan het moment waarop de rekening wordt opgemaakt.

En dat verschil is niet academisch. Een datum kun je op het laatste moment nog regelen. 28 openstaande nascholingsuren niet.

Wat er misgaat in jaar vier

Het klassieke scenario, en we horen het bij bijna elk transportbedrijf.

De code 95 van een chauffeur verloopt in maart 2028. In de zomer van 2027 gaat de eerste herinnering af: nog negentig dagen — nee, wacht, nog ruim een half jaar. Ruim op tijd dus. Iedereen tevreden.

Dan blijkt in januari 2028 dat die chauffeur nog 28 uur moet. Vier cursusdagen. In twee maanden. Terwijl de cursusagenda's van elke opleider in de regio vol zitten, precies omdat alle andere bedrijven hetzelfde ontdekken. En terwijl je die chauffeur ook gewoon nodig hebt op de wagen.

De herinnering kwam op tijd. Het probleem was alleen dat hij over het verkeerde ding ging.

Waarom niemand de uren bijhoudt

Er is een praktische reden waarom de urenstand het slechtst bijgehouden getal in de hele transportadministratie is: je kunt er als werkgever niet bij.

Op mijn.cbr.nl ziet elke chauffeur zijn eigen geregistreerde uren. Jij niet. Je bent afhankelijk van wat hij doorgeeft, en van cursusbewijzen die in een mailbox of een la belanden. Bij tien chauffeurs zijn dat vijftig cursusdagen per cyclus, met elk een datum, een aantal uren en een praktijk-vlag.

Dat past niet in een hoofd, en eerlijk gezegd ook niet in een Excel — want je moet niet alleen optellen, je moet ook weten welke cursussen binnen de lopende cyclus vallen en welke niet.

Wat we gebouwd hebben

Certly telt de uren nu mee. Per chauffeur leg je bij het code 95-document de gevolgde cursussen vast: datum, naam, aantal uren, en of het praktijk was. Daaruit rolt een voortgangsbalk:

21 van de 35 uur — praktijk 7 van 7 — nog 14 uur te gaan.

De cyclus is het venster van vijf jaar vóór de vervaldatum. Cursussen daarbuiten blijven zichtbaar als historie, maar tellen niet mee. Verleng je de code 95, dan schuift dat venster vanzelf mee — je hoeft niets te resetten.

Op het dashboard staat naast elk code 95-document een uren-badge, amber zolang de cyclus niet compleet is. En die stand gaat mee in de herinneringsmails en in het maandagochtend-overzicht: niet alleen "verloopt over 60 dagen", maar "verloopt over 60 dagen en er staan nog 14 uur open".

Van deadline naar planning

Zodra je de uren ziet in plaats van alleen de datum, verandert de manier waarop je plant. Je gaat niet meer per chauffeur brandjes blussen in het laatste jaar, maar je plant één cursusdag per jaar per chauffeur — in een rustige periode, ruim voor de wachtlijsten.

Dat is trouwens ook waar de kosten zichtbaar worden. De openstaande uren van chauffeurs wier cyclus binnen een jaar afloopt, tellen mee in de jaarplanning: je ziet niet alleen dat er nog vier cursusdagen moeten, maar ook wat die gaan kosten.

Hoe de 35 uur precies werken, welke cursussen meetellen en wat er gebeurt als je te laat bent, staat in de kennisbank: code 95-nascholingsuren en code 95 verlengen.

Rijden er chauffeurs voor je? Probeer Certly 14 dagen gratis — inclusief automatische APK-datums via de RDW voor je wagenpark. Of bekijk alle functies.