Certificaten bijhouden: van Excel naar een sluitend overzicht in één middag

De grootste drempel om certificaatbeheer goed te regelen is niet de prijs van een tool. Het is de gedachte aan het overzetten: "dan moet ik éérst al die gegevens invoeren." En dus blijft de Excel nog een jaartje staan.

Eerlijk verhaal: die drempel bestond. We hebben hem gesloopt. Dit is hoe je van spreadsheet naar sluitend systeem gaat — in één middag, meestal minder.

Stap 1: je Excel gaat er in één keer in (10 minuten)

Gebruik je onze gratis VCA-tracker of de Code 95/APK-vervalkalender? Dan is het letterlijk: bestand uploaden, klaar. Certly herkent de kolommen, maakt de medewerkers en voertuigen aan en zet elk document met vervaldatum klaar.

Eigen spreadsheet? Zet hem om naar de kolommen medewerker (of kenteken), documenttype, nummer, ingangsdatum, vervaldatum — of importeer per CSV. De import laat per regel zien wat er is aangemaakt en wat hij overslaat (en waarom), dus je weet precies waar je staat.

Stap 2: kentekens erin, de RDW doet de rest (5 minuten)

Voor elk voertuig hoef je alleen het kenteken in te voeren. Certly haalt de APK-vervaldatum (en waar van toepassing de tachograafdatum) rechtstreeks op bij de RDW — en controleert dat daarna elke nacht opnieuw. Dit deel van je oude Excel hoef je dus niet eens over te zetten. Weggooien mag.

Stap 3: de stapel pasjes en papieren (de rest van de middag, met koffie)

Nu het deel waar iedereen tegen opziet: de certificaten die nérgens in een lijstje staan. De map met kopietjes, de pasjes in portemonnees.

Zo doe je het snel: maak een foto of scan, upload hem bij de medewerker, en klik "Gegevens automatisch invullen." Certly leest het documenttype, nummer en de datums er zelf uit — jij controleert en klikt op opslaan. Per certificaat is dat geen minuten maar seconden werk. Dertig man doe je in een koffiepauze of twee, en je hebt meteen élk bewijsstuk digitaal — dat wordt later je bewijsmap voor audits.

Stap 4: zet de bewaking aan (5 minuten)

Dit is waar de Excel definitief verliest. Loop de instellingen langs:

• Herinnermomenten — 90/60/30 dagen staat standaard goed; pas aan als je wilt.
• E-mailadressen bij medewerkers — dan krijgen ze zelf de herinnering, met een verlenglink om de nieuwe datum door te geven zonder in te loggen.
• Escalatie — wie krijgt het signaal als er op dag 14 en 7 nog niets gebeurd is.
• Weekoverzicht — elke maandagochtend de stand in je inbox.

Vanaf nu is de vraag niet meer "heeft er iemand in de lijst gekeken", maar hooguit "heb je je mail gelezen".

Het bewijs dat het af is

Klik na afloop op "Exporteer bewijsmap": één pdf met het complete overzicht en alle documenten. Als die eruit rolt, weet je dat de migratie rond is — en heb je meteen je eerste auditstuk in handen.

Eén middag. Waarschijnlijk minder. Begin met 14 dagen gratis — importeren zit erbij.