Gratis downloads · Gratis checklist · voor KAM en QHSE
Als de auditor morgen belt
Audits lopen zelden stuk op wat er niet geregeld is — ze lopen stuk op wat er niet víndbaar is. Deze checklist behandelt het onderdeel personeel en certificaten: wat de auditor zeker vraagt, de vijf klassiekers waar het misgaat, en de 10-minuten-test die meteen je actielijst oplevert.
We gebruiken je e-mailadres om je de download (pdf) te sturen en een korte serie tips over het bewaken van vervaldatums — maximaal vijf mails in drie weken, daarna stoppen we vanzelf. Afmelden kan altijd. Zie ons privacybeleid.
De drie blokken op het A4
- Wat de auditor zeker vraagt — actuele certificatenmatrix, het bewijs achter elke regel, passende VCA-dekking per functie, BHV-dekking per locatie en de instructieregistraties.
- Waar audits op stuklopen — de verouderde matrix, het certificaat dat tussen twee audits in verliep, bewijs dat 'ergens op de schijf' staat, ontbrekende inhuur en niet-opgevolgde afwijkingen.
- De 10-minuten-test — kun je binnen tien minuten tonen wie er vandaag geldig is, wat er de komende 90 dagen verloopt én het bewijsstuk achter elke regel?
Aantoonbaarheid is het hele spel
Een auditor beoordeelt geen goede bedoelingen maar aantoonbaarheid: niet vindbaar is niet geregeld. Dat klinkt streng, maar het is ook goed nieuws — aantoonbaarheid is een kwestie van organisatie, niet van geluk.
De 10-minuten-test is daarvoor de eerlijkste meetlat. Wie hem haalt, hoeft voor een aangekondigde audit niets extra's te doen. Wie hem niet haalt, weet precies waar te beginnen: bij de vraag waar het zoeken het langst duurde.
Veelgestelde vragen
Wat vraagt een VCA-auditor over personeelscertificaten?
De kern: een actuele certificatenmatrix (wie heeft wat, met vervaldatums), de diploma's of pasjes als bewijs daarachter, en de aansluiting tussen functie-eisen en daadwerkelijke certificaten — VCA Basis voor medewerkers, VOL voor leidinggevenden en zzp'ers. Daarnaast wil de auditor zien dat BHV-dekking en instructies (toolboxen) geregeld én geregistreerd zijn.
Telt een certificaat dat tussen twee audits in verliep als afwijking?
Als het bij de audit verlopen blijkt of als er in de tussentijd zonder geldig certificaat is gewerkt: ja. De auditor kijkt niet alleen naar de peildatum maar ook naar je systeem — de vraag 'wie had dit moeten zien?' is precies waar een matrix zonder bewaking doorheen zakt.
Hoe bereid ik me voor op een onaangekondigde controle?
Door de voorbereiding overbodig te maken: houd de matrix doorlopend actueel, koppel elk bewijsstuk direct aan de regel in de matrix en bewaak vervaldatums automatisch. Dan is een controle geen project maar een export.
Verder lezen
- De voorbeeld-bewijsmap (pdf) — zo ziet het eruit als het klopt
- Waarom certificaten onopgemerkt verlopen
- Het verschil tussen VCA Basis en VOL
Liever dat dit vanzelf gaat?
Certly bewaakt certificaten, keuringen en vergunningen automatisch: herinneringen op 90, 60 en 30 dagen, escalatie op 14 en 7, en een bewijsmap op één knop. Proberen kost niets.