Gratis downloads · Gratis voorbeeld · voor KAM en directie
Zo ziet een dossier eruit dat een audit overleeft
Na een audit, een poortcontrole of een ongeval telt maar één vraag: kun je aantonen dat het geregeld was? Dit is het antwoord in bestandsvorm — een geanonimiseerde voorbeeld-bewijsmap van drie pagina's, zoals Certly hem in één klik exporteert.
We gebruiken je e-mailadres om je de download (pdf) te sturen en een korte serie tips over het bewaken van vervaldatums — maximaal vijf mails in drie weken, daarna stoppen we vanzelf. Afmelden kan altijd. Zie ons privacybeleid.
Wat er in de map zit
- Het voorblad — organisatie, peildatum en de statustelling in één oogopslag: 39 geldig, 2 binnenkort, 1 actie nodig, 1 verlopen.
- De certificatenmatrix — acht (fictieve) medewerkers naast hun certificaten, elke cel met vervaldatum en statuskleur — in de echte export klikt elke cel door naar het bewijsstuk.
- Het documentdetail — één certificaat uitgelicht mét herinnerings-logboek: verstuurd op 90, 60 en 30 dagen — het bewijs dat er bewáákt wordt, niet alleen bewaard.
Bewaren is niet hetzelfde als bewaken
Een map vol geldige certificaten zegt iets over vandaag. Het herinnerings-logboek zegt iets over je systeem: dat een vervaldatum hier niet onopgemerkt kán passeren. Voor een auditor — en na een ongeval voor de inspectie en de verzekeraar — is dat tweede minstens zo belangrijk.
Vandaar de opbouw van deze map: overzicht, onderbouwing, logboek. Alle namen zijn fictief; de structuur is precies wat je eigen dossier zou moeten hebben, uit welk systeem het ook komt.
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een bewijsmap voor een audit zitten?
Drie lagen: een actueel overzicht (wie heeft wat, met status en peildatum), het bewijsstuk achter elke regel (scan van diploma, pas of keuringsrapport) en bij voorkeur een logboek waaruit blijkt dat vervaldatums actief bewaakt worden. Datum en versie op het voorblad maken hem controleerbaar.
Geldt dit ook voor opdrachtgevers en poortcontroles?
Ja. Hoofdaannemers en opdrachtgevers vragen steeds vaker hetzelfde als een auditor: een actueel, onderbouwd overzicht per medewerker. Eén map die beide vragen beantwoordt scheelt dubbel werk — en discussies bij de poort.
Hoe maak ik zo'n map zonder er elke keer een dag aan kwijt te zijn?
Door de map een export te maken in plaats van een project: als certificaten, bewijsstukken en vervaldatums op één plek actueel worden gehouden, is de bewijsmap een knop. In Certly zit die knop op het dashboard en per medewerker.
Verder lezen
- De VCA-audit-checklist (pdf) — inclusief de 10-minuten-test
- Praktijkscenario's: hoe bedrijven dit organiseren
- Alle Certly-functies, van bewijsmap tot herinneringsmotor
Liever dat dit vanzelf gaat?
Certly bewaakt certificaten, keuringen en vergunningen automatisch: herinneringen op 90, 60 en 30 dagen, escalatie op 14 en 7, en een bewijsmap op één knop. Proberen kost niets.