Hoe lang moet je certificaten van medewerkers bewaren?

Een nieuwe medewerker levert zijn VCA-diploma, rijbewijs en BHV-pasje in, en de kopieën gaan in het dossier. Jaren later is hij allang weg, maar zijn kopieën liggen er nog. Mag dat? Kort antwoord: in principe tot 2 jaar na uitdienst, en daarna weg. Het lange antwoord hangt af van wát je bewaart.

Certificaten zijn persoonsgegevens

Een kopie van een diploma of pasje bevat een naam, vaak een geboortedatum, een nummer en soms een foto. Dat zijn persoonsgegevens, dus de AVG geldt. De belangrijkste regel daaruit: je bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je ze hebt.

Voor certificaten is dat doel duidelijk: aantonen dat een medewerker gekwalificeerd is voor zijn werk. Tegenover je opdrachtgever, de auditor en de Arbeidsinspectie. Zolang iemand bij je werkt, heb je ze dus nodig.

Na uitdienst: de richtlijn van 2 jaar

Er is geen aparte wettelijke bewaartermijn voor diploma's en certificaten. Ze horen bij het personeelsdossier, en daarvoor hanteert de Autoriteit Persoonsgegevens als richtlijn dat je de meeste gegevens tot 2 jaar na het einde van het dienstverband bewaart. Daarna verwijder je ze, tenzij je een concrete reden hebt om ze langer te houden, zoals een lopend geschil of de afhandeling van een ongeval. Leg die reden dan vast.

Andere termijnen in hetzelfde dossier

In een personeelsdossier zitten ook stukken met een eigen, wettelijke termijn. Een paar die je vaak tegenkomt:

Wat	Bewaartermijn	Waarom
Kopieën van diploma's, certificaten, pasjes	in principe tot 2 jaar na uitdienst	richtlijn AP voor het personeelsdossier
Kopie identiteitsbewijs	5 jaar na uitdienst	loonheffingen
Loonadministratie	7 jaar	fiscale bewaarplicht
Registratie blootstelling aan kankerverwekkende stoffen, zoals asbest	tot 40 jaar na de laatste blootstelling	Arbobesluit

Die laatste is in de bouw belangrijk: wie met asbest of andere kankerverwekkende stoffen werkt, moet de blootstelling registreren en dat register heel lang bewaren. Ziekte door blootstelling openbaart zich vaak pas decennia later. Daarbij hoort ook het asbestcertificaat van de medewerker.

Keuringsrapporten van materieel

Rapporten van de keuring van arbeidsmiddelen, hijsmiddelen, ladders of elektrisch gereedschap zijn geen persoonsgegevens, dus de AVG-termijn geldt er niet voor. Het Arbobesluit vraagt dat keuringen worden vastgelegd en dat de resultaten beschikbaar zijn. In de praktijk bewaar je ze minstens tot de volgende keuring, en liefst zolang de machine bij je in gebruik is. Dan kun je na een incident laten zien dat hij altijd gekeurd was.

Zo regel je het in de praktijk

1. Spreek één termijn af voor certificaten van oud-medewerkers (bijvoorbeeld 2 jaar) en leg hem vast in je privacybeleid.
2. Markeer uitdienst meteen. Dan weet je wanneer de termijn begint.
3. Plan het opruimen, bijvoorbeeld één keer per kwartaal, in plaats van het op een dag te moeten zoeken.
4. Bewaar wat je nodig hebt, niet meer. Een kopie van het voorkant van een pasje volstaat vaak; een BSN hoort niet op een certificatenlijst.

En in Certly?

In Certly staan de actuele certificaten per medewerker, met de vervaldatum en het bestand erbij. Medewerkers die uit dienst gaan worden nooit vanzelf verwijderd: jij beslist wanneer, zodat je de bewaartermijn zelf in de hand houdt. Met de AFAS-koppeling zie je direct wie uit dienst is. Wil je een dossier bewaren voordat je opruimt, dan maak je eerst een bewijsmap als pdf.

Begin je net met digitaal bijhouden en ligt alles nog in ordners? Scan de map in en sleep hem in één keer in Certly; elk certificaat wordt uitgelezen en klaargezet om te controleren. Zo ruim je meteen op wat over de termijn heen is.

Dit artikel geeft gangbare termijnen weer en is geen juridisch advies.