Hoe lang is een VOG geldig? (en wanneer moet er een nieuwe komen)

De VOG is het buitenbeentje in elk certificatendossier: het is het enige document zonder vervaldatum dat tóch periodiek vernieuwd moet worden. Formeel is een Verklaring Omtrent het Gedrag namelijk een momentopname — Justis verklaart dat er op de datum van afgifte geen bezwaar was. Hoe lang die momentopname bruikbaar blijft, bepaalt niet de wet, maar degene die erom vraagt.

Wie er wanneer om vraagt

• NIWO / eurovergunning — bij de aanvraag en vijfjaarlijkse verlenging van de eurovergunning hoort een toets op betrouwbaarheid, met een recente VOG. Een "oude" VOG uit het personeelsdossier telt daar niet.
• Taxi — voor de chauffeurskaart is een VOG vereist, en taxichauffeurs vallen daarna onder continue screening: bij nieuwe feiten wordt de kaart ingetrokken.
• Opdrachtgevers en terreinen — distributiecentra, luchthavens, defensie- en overheidslocaties en steeds meer bouwplaatsen eisen een VOG die niet ouder is dan een bepaalde termijn (vaak 3 tot 6 maanden bij aanvang).
• Eigen beleid — veel bedrijven vragen standaard een VOG bij indiensttreding voor functies met sleutels, geld, kwetsbare personen of vertrouwelijke data.

Het patroon: de eis ligt buiten je bedrijf, de bewaking ligt erbinnen.

De doorlooptijd is de valkuil

Een digitale VOG-aanvraag (door de werkgever klaargezet, door de medewerker afgerond) kost ruim €30 en is er in de meeste gevallen binnen enkele werkdagen tot weken. Maar zodra Justis inhoudelijk moet beoordelen, kan het weken langer duren — en dat weet je vooraf niet. Wie de VOG pas aanvraagt als de NIWO of de opdrachtgever erom vraagt, heeft dus een gat: een chauffeur die het terrein niet op mag, of een vergunningsverlenging die stokt op één formulier.

Zo houd je het bij als werkgever

1. Leg per functie vast óf er een VOG-eis geldt, en hoe recent die moet zijn — de eis van de klant of sector is leidend.
2. Registreer de afgiftedatum van elke VOG in het dossier; zonder datum valt er niets te bewaken.
3. Geef de VOG een eigen "vervaldatum" op basis van de strengste eis die voor die functie geldt, en laat daarop herinneren. Bij de eurovergunning wil je de verse VOG's binnen hebben ruim vóór het NIWO-dossier de deur uit moet.

In Certly voer je de VOG gewoon op als document met de afgiftedatum en een zelfgekozen vervaltermijn — het systeem mailt 90, 60 en 30 dagen vooraf, net als bij een VCA of rijbewijs. Zo is het buitenbeentje zonder vervaldatum toch gewoon een bewaakte datum — en sta je bij de volgende vergunningsronde niet te wachten op Justis.