Je bewaakt de certificaten van iemand die er al niet meer werkt

Loop eens door je eigen houderslijst. De kans is groot dat je halverwege denkt: die werkt hier al niet meer. En even later nog een.

Dat is geen slordigheid. Het is wat er gebeurt als dezelfde mensen in twee systemen staan en er geen verbinding tussen zit.

Twee lijsten die uit elkaar lopen

Iedereen denkt bij een koppeling aan de instroom: nieuwe medewerker in dienst, moet ook in het certificaatsysteem. Dat gaat in de praktijk vaak nog wel goed, want iemand die begint valt op — hij moet een pasje, een telefoon en een plek in de planning.

De uitstroom valt niet op. Iemand vertrekt, wordt uitgeschreven in het HR-pakket, en verdwijnt uit alle processen die daaraan hangen. Behalve uit dat ene overzicht dat níét gekoppeld is. Daar blijft hij staan, met zijn VCA en zijn BHV, netjes bewaakt.

Dat lijkt onschuldig — het kost je hooguit wat ruis. Maar het maakt je cijfers onbetrouwbaar, en dat is vervelender dan het klinkt. Als je zeventien geldige VCA's telt en er drie daarvan horen bij mensen die weg zijn, dan is "wij hebben zeventien VCA-gecertificeerde medewerkers" gewoon niet waar. Bij het bemensen van een klus reken je jezelf rijk.

En de omgekeerde fout is erger: iemand die wel begonnen is maar nooit is toegevoegd. Die werkt buiten je overzicht om, en van hem weet je niet eens dat je niets weet. Dat is precies het gat dat een vervalkalender niet ziet.

De koppeling die het zelf bijhoudt

Daarom koppelt Certly nu aan AFAS Profit, het pakket dat we in bouw en transport verreweg het meest tegenkomen. Je richt het één keer in — omgevingsnummer, GetConnector, app-token — en daarna loopt de sync elke nacht.

Nieuwe medewerkers verschijnen automatisch als houder. Naam, e-mailadres en afdeling volgen AFAS, dus wijzig je iets, dan hoef je dat maar op één plek te doen. Is er een functieprofiel met de naam van zijn functie, dan wordt dat meteen ingevuld — en krijg je dus direct de checklist met wat er voor die functie nog ontbreekt.

Dat e-mailadres is trouwens meer waard dan het lijkt. Het is de opt-in waarmee iemand zijn eigen herinneringen krijgt, met de link om zijn nieuwe pasje zelf in te sturen. Een koppeling die e-mailadressen meebrengt, zet dus meteen de hele self-service-keten aan.

Waarom uit dienst níét automatisch gaat

Eén ding doet Certly bewust niet: iemand weggooien omdat AFAS zegt dat hij uit dienst is.

Daar hebben we over getwijfeld, want automatisch opruimen is precies wat je van een koppeling verwacht. Maar aan een houder hangt een documentgeschiedenis, en die heb je soms nog nodig — bijvoorbeeld als een opdrachtgever achteraf wil weten wie er in mei op zijn project stond en of die persoon toen bevoegd was.

Een sync die dat stilletjes weggooit, is geen opgeruimde administratie maar een verdwenen dossier. Dus meldt Certly het: deze mensen zijn uit dienst gegaan. Jij beslist wat ermee gebeurt.

Datzelfde principe zit trouwens in de rest van het product. Een ingestuurde verlenging gaat ook niet vanzelf in — jij keurt goed. Automatisering hoort het werk weg te halen, niet de beslissingen.

Werk je niet met AFAS?

Dan verandert er voorlopig niets aan hoe je begint: importeer je Excel en alles staat er in één keer in. Werk je met Nmbrs, Loket.nl of iets anders en zou een koppeling je helpen? Laat het ons weten — de volgorde waarin we koppelingen bouwen, bepalen onze klanten.

Zelf proberen? 14 dagen gratis, zonder creditcard. Of bekijk alle functies.