Gratis downloads · Gratis checklist · voor hoofdaannemers
Vraag dit op vóórdat de ploeg begint
Iedere hoofdaannemer vraagt papieren op bij een nieuwe onderaannemer — bijna niemand doet het twee keer op dezelfde manier. Deze checklist maakt er een vast proces van: wat je opvraagt bij de start, wat je elk kwartaal ververst, en een voorbeeldmail om het pakket in één keer op te vragen.
We gebruiken je e-mailadres om je de download (pdf) te sturen en een korte serie tips over het bewaken van vervaldatums — maximaal vijf mails in drie weken, daarna stoppen we vanzelf. Afmelden kan altijd. Zie ons privacybeleid.
De vier blokken op het A4
- Bedrijf — recent KvK-uittreksel, G-rekeningovereenkomst, WKA-verklaring van de Belastingdienst, AVB-verzekering en bij uitlenen van personeel het SNA-keurmerk.
- Per medewerker van de ploeg — identiteit, VCA, functiespecifieke certificaten mét vervaldatums, en de A1-verklaring bij detachering uit het buitenland.
- Afspraken op papier — onderaannemingsovereenkomst, G-rekeningpercentage, manurenadministratie en de doorlichting bij zzp'ers (DBA).
- Herhaal elk kwartaal — verse WKA-verklaring, steekproef op certificaten en het bijhouden van G-rekeningstortingen.
- Voorbeeldmail — een korte, zakelijke mail om het complete pakket op te vragen — kopiëren en versturen.
Eenmalig opvragen is niet genoeg
Het intakemoment is het makkelijke deel: de onderaannemer wil de klus en levert netjes aan. Het risico zit in de maanden daarna — certificaten verlopen dwars door je project heen, en een WKA-verklaring van januari zegt in oktober niets meer.
Daarom staat er naast de intake een kwartaalritme op het A4. Wat bij de start geldig was, kan volgende maand verlopen zijn; wie dat pas bij een controle of een ongeval ontdekt, heeft geen dossier maar een probleem.
Veelgestelde vragen
Welke documenten vraag ik op bij een nieuwe onderaannemer?
Minimaal: een recent KvK-uittreksel (jonger dan drie maanden), de G-rekeningovereenkomst, een actuele WKA-verklaring van de Belastingdienst, het bewijs van de AVB-verzekering en per medewerker de identiteitsgegevens en geldige certificaten. Leent de onderaannemer personeel uit, vraag dan ook het SNA-keurmerk (NEN 4400-1) en check de Waadi-registratie in het KvK-register.
Hoe vaak moet ik een WKA-verklaring opvragen?
Elk kwartaal een verse. De verklaring is een momentopname van het betalingsgedrag; een oude verklaring beschermt je niet als de onderaannemer daarna is gestopt met afdragen.
Mag ik kopieën van ID-bewijzen bewaren?
Van Nederlandse medewerkers en EU-burgers niet — je legt alleen soort en nummer van het document vast. Alleen van medewerkers van buiten de EER (in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen) moet je wél een kopie in de administratie bewaren.
Verder lezen
- Certificaten van onderaannemers controleren: zo pak je het aan
- De WKA-cheatsheet (pdf) — waar je voor opdraait en hoe je het afdekt
- De papieren van je onderaannemers: wiens probleem zijn ze?
Liever dat dit vanzelf gaat?
Certly bewaakt certificaten, keuringen en vergunningen automatisch: herinneringen op 90, 60 en 30 dagen, escalatie op 14 en 7, en een bewijsmap op één knop. Proberen kost niets.