Certificaten van onderaannemers controleren: wat moet je vastleggen?

Zodra je met onderaannemers of zzp'ers werkt, wordt jouw administratie groter dan je eigen personeel. Want bij een incident of een controle is de eerste vraag niet wie iemand betaalt, maar of hij bevoegd was om te doen wat hij deed.

De verwarring die we hierover het vaakst tegenkomen: mensen halen twee heel verschillende soorten aansprakelijkheid door elkaar. Het loont om ze uit elkaar te trekken, want ze vragen om andere papieren.

Twee sporen die niets met elkaar te maken hebben

Spoor 1 — fiscaal. De Wet ketenaansprakelijkheid (WKA) kan je aansprakelijk maken voor loonheffingen die je onderaannemer niet afdraagt. Leen je personeel in, bijvoorbeeld via een uitzendbureau, dan heet hetzelfde mechanisme inlenersaansprakelijkheid. Je beperkt dat risico met een g-rekening, met een verklaring betalingsgedrag per kwartaal, en met een goede administratie per project. Dit gaat over belastingen en premies — niet over certificaten.

Spoor 2 — veiligheid. De Arbowet legt de verantwoordelijkheid voor veilig werken op jouw bouwplaats bij jou, ongeacht op wiens loonlijst iemand staat. En werk je onder VCA, dan moet je kunnen aantonen dat ingeleend personeel over de vereiste certificaten beschikt. Dít is waar de VCA-auditor naar vraagt.

Beide sporen zijn reëel, maar alleen het tweede gaat over de papieren waar dit artikel over gaat.

Wat je van een onderaannemer wilt zien

Per persoon die daadwerkelijk het terrein op komt:

• VCA Basis, of VCA VOL voor wie leiding geeft.
• De vakcertificaten die bij het werk horen — steigerbouw, hoogwerker, heftruck, of de specialistische papieren van een installateur.
• Een identiteitsbewijs, dat je moet kunnen inzien en verifiëren. Let op de privacyregels rond het bewaren van kopieën.
• Bewijs dat meegebracht gereedschap gekeurd is — NEN 3140, klimmaterieel, hijsmiddelen.

Op bedrijfsniveau is er daarnaast een vaste catalogus van vijf stukken die samen het bedrijfsdossier vormen:

• het KvK-uittreksel;
• het AVB-polisblad — de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, met een toereikende verzekerde som;
• het VCA-bedrijfscertificaat, als je opdrachtgever dat eist;
• de verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst, elk kwartaal vers;
• de g-rekeningovereenkomst, zodat je het loonheffingsdeel van facturen veilig kunt storten.

De eerste drie gaan over veiligheid en fatsoenlijk contracteren; de laatste twee beperken je fiscale keten- en inlenersrisico.

Waarom kopieën niet werken

De standaardaanpak is: bij aanvang van het project alle certificaten opvragen, in een projectmap zetten, klaar. Dat gaat om twee redenen mis.

Een kopie is meteen verouderd. Een pdf van maart zegt niets over de geldigheid in november. Je hebt geen overzicht van certificaten — je hebt een momentopname, en niemand weet meer hoe oud die is.

Niemand voelt zich verantwoordelijk voor de update. Jij weet niet wanneer het certificaat van iemand anders verloopt, en hij weet niet dat jij een kopie in een map hebt. Dus gebeurt er niets, tot de auditor ernaar vraagt.

Het derde probleem is schaal: bij vijf onderaannemers met elk drie tot acht mensen praat je al snel over vijftig documenten die je niet zelf beheert.

Leg het bijhouden waar het hoort

De oplossing is niet om harder achter kopieën aan te gaan, maar om de bron zelf actueel te laten zijn. Laat de onderaannemer zijn eigen certificaten bijhouden, en kijk jij alleen naar de status.

Dat is precies wat het onderaannemersportaal in Certly doet. Je nodigt een onderaannemer of zzp'er uit met een link; hij ziet daar zijn eigen mensen en documenten en houdt ze actueel — met dezelfde upload waarbij de AI de datum en het nummer uit de foto leest. Jij ziet in je dashboard alleen de status per partij: compleet, verloopt binnenkort, of verlopen. De herinneringen op 90, 60 en 30 dagen gaan ook naar hem toe, zodat jij er niet achteraan hoeft.

Stopt de samenwerking? Dan trek je de link in en stopt de toegang direct.

Voor de bedrijfsstukken werkt het net zo: per onderaannemer houdt Certly een bedrijfsdossier bij met de vijf stukken uit de catalogus hierboven, een score per partij (3/5 compleet) en een knop om ontbrekende of verlopen stukken in één keer op te vragen. Elk stuk heeft een logboek — wanneer opgevraagd, wanneer binnen, wanneer goedgekeurd — zodat je bij een controle niet reconstrueert maar laat zien.

Vraagt je opdrachtgever vervolgens hetzelfde van jóu, dan werkt het naar boven net zo: één bewijsmap-pdf met het statusoverzicht en alle certificaten, of een alleen-lezen deellink met QR-code die hij zelf kan controleren — altijd actueel, zonder dat je iets opstuurt.