KAM-adviseur of veiligheidskundige (zzp): de certificaten van al je klanten bijhouden

Een interne KAM-coördinator heeft één bedrijf, één ordner en één Excel. Een externe KAM-adviseur of zzp-veiligheidskundige heeft er tien. Elk bedrijf houdt zijn certificaten anders bij, en jij bent degene die ze allemaal moet kunnen overzien. Zeker in de week voor een audit.

Waarom tien Excels niet werken

De gebruikelijke oplossing is een Excel per klant, op jouw laptop of in hun gedeelde map. Dat gaat goed tot:

• De klant iets bijwerkt zonder het te zeggen. De planner heeft een nieuw BHV-diploma ingevoerd in "zijn" versie; jij werkt in een kopie van vorige maand.
• Je moet zoeken waar het brandt. Wat verloopt er deze maand bij al je klanten samen? Dat zijn tien bestanden openen, tien keer filteren.
• Jij de enige bent die de lijst snapt. Ben je drie weken weg, of stopt de samenwerking, dan heeft de klant een bestand dat niemand bijhoudt.
• De herinnering bij jou blijft hangen. Jij ziet dat een VCA verloopt, mailt de klant, de klant mailt de medewerker, en ergens in die keten blijft het liggen.

Het kernprobleem: de lijst hoort bij de klant, het overzicht bij jou. Een losse Excel kan dat niet allebei.

Wat je met je klant afspreekt

Voordat je iets inricht, zijn er vier afspraken die je samenwerking een stuk makkelijker maken:

1. De klant is eigenaar van de gegevens. Het gaat om zijn medewerkers, en hij moet zijn dossier kunnen laten zien aan een opdrachtgever of de Arbeidsinspectie, ook zonder jou.
2. De AVG. Houd je namens de klant persoonsgegevens bij, dan ben je in de regel verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst. Daarin staat ook wat er met de gegevens gebeurt als je stopt.
3. Wie de herinneringen krijgt. Laat ze bij de klant binnenkomen (en bij de medewerker zelf). Jij stuurt bij, je bent geen doorgeefluik.
4. Wat je mag. Werk je zelf in de lijst, of kijk je mee en adviseer je? Spreek het af, en laat de rechten in het systeem daarop aansluiten.

Hoe het wel werkt: de klant beheert, jij overziet

De werkbare opzet ziet er zo uit:

• Elke klant heeft een eigen omgeving met zijn medewerkers, voertuigen, materieel en documenten, en met de eisen per functie en per opdrachtgever.
• Jij hebt toegang tot al die omgevingen met één login, met per klant de rol die jullie hebben afgesproken.
• Herinneringen gaan naar de klant en de medewerker, op ruim tijd: 90, 60 en 30 dagen vooraf. Medewerkers sturen hun nieuwe pasje zelf in via een link.
• Jij hebt één overzicht van al je klanten, met per bedrijf hoeveel er verlopen is, actie nodig heeft of binnenkort verloopt. Daar begin je je week mee.
• Stopt de samenwerking, dan trekt de klant je toegang in. Zijn gegevens blijven gewoon van hem.

Zo doe je het in Certly

Certly is precies zo opgezet. Je klant nodigt je uit via Instellingen → Team → Externe adviseurs, als beheerder of alleen meekijken. Je maakt één keer een account aan; volgende klanten komen er met één klik bij. Op de pagina Klanten zie je per bedrijf de aantallen verlopen, actie nodig en binnenkort. Met Openen werk je in die organisatie, met een balk bovenin zodat je altijd weet bij wie je zit.

De adviseurslogin is gratis; je klant betaalt zijn eigen abonnement. Heeft een klant nog niets? Zijn bestaande Excel gaat er in één keer in, en een ordner vol scans sleep je in één keer in de app: Certly leest elk certificaat uit en zet ze klaar om te controleren.

Een goed overzicht begint met de goede eisen. Wat er per functie nodig is, lees je in opleidingsmatrix maken. Wat een KAM-coördinator verder allemaal doet, staat in wat doet een KAM-coördinator?.