Opleidingsmatrix maken: voorbeeld en stappenplan

"Wie mag er morgen de hoogwerker op?" Als je die vraag alleen kunt beantwoorden door drie mensen te bellen, heb je een opleidingsmatrix nodig. Het is de tabel die laat zien welke diploma's en certificaten elke functie vraagt en welke elke medewerker heeft. Zo maak je er een.

Wat een opleidingsmatrix is (en wat niet)

Een opleidingsmatrix zet je medewerkers tegen je vereiste opleidingen. Per cel zie je drie dingen:

• Moet het? Is dit diploma verplicht voor de functie van deze medewerker?
• Heeft hij het? En zo ja,
• tot wanneer is het geldig?

Een competentiematrix is iets anders: die gaat over vaardigheden en gedrag (leidinggeven, zelfstandig een kraan bedienen), meestal met een niveau per vaardigheid. Nuttig voor ontwikkelgesprekken, maar de opdrachtgever bij de poort vraagt naar je papieren. Begin dus met de opleidingsmatrix.

Stap 1: maak een lijst van je functies

Niet je medewerkers, maar je functies: grondwerker, timmerman, uitvoerder, machinist, chauffeur, monteur. Bij de meeste bedrijven zijn dat er vijf tot vijftien. Wie welke functie heeft, koppel je later.

Stap 2: bepaal per functie welke papieren nodig zijn

Kijk naar drie bronnen:

1. De wet. Code 95 en het juiste rijbewijs voor chauffeurs, deskundigheid voor elektrisch werk, een asbestcertificaat voor asbestsaneerders.
2. Je opdrachtgevers. VCA Basis of VOL, GPI, SOG-certificaten: vaak niet wettelijk, maar zonder kom je de poort niet door.
3. Je eigen beleid. BHV voor een deel van de ploeg, EHBO op elke bouwplaats, heftruckcertificaat voor wie in de loods werkt.

Kijk voor inspiratie naar de lijsten per vak, bijvoorbeeld voor de grondwerker, steigerbouwer of chauffeur.

Stap 3: zet het in een tabel

Een voorbeeld voor een klein bouwbedrijf:

Medewerker	Functie	VCA VOL	BHV	Hoogwerker (IPAF)	Heftruck	Rijbewijs C + Code 95
Jan	Uitvoerder	✅ tot 03-2028	✅ tot 11-2026	—	—	—
Ahmed	Timmerman	🟠 tot 12-2026	—	✅ tot 06-2029	—	—
Kees	Machinist	✅ tot 09-2027	—	—	✅ tot 04-2027	✅ tot 08-2027
Piotr	Grondwerker	❌ ontbreekt	—	—	—	—

"—" betekent: niet nodig voor deze functie. ❌ betekent: nodig, maar ontbreekt. 🟠 betekent: verloopt binnen 30 dagen.

Stap 4: houd de vervaldatums bij

Een matrix zonder vervaldatums is een momentopname. De meeste certificaten verlopen: VCA na tien jaar, BHV na een jaar, heftruck en hoogwerker na een aantal jaar, Code 95 na vijf jaar. Kijk minstens één keer per maand wat er de komende 90 dagen verloopt, zodat je cursussen nog op tijd kunt boeken.

Stap 5: eisen per opdrachtgever

Hier loopt een Excel vaak vast. Opdrachtgever A eist VCA VOL voor iedereen, opdrachtgever B ook een GPI en een medische keuring. De vraag is dan niet meer "wie heeft wat?", maar "wie kan ik naar welke opdrachtgever sturen?". Dat is een tweede matrix: medewerkers tegen opdrachtgevers, met per vakje inzetbaar of niet. Lees meer over waarom elke poort een ander lijstje heeft.

Van Excel naar een matrix die zichzelf bijhoudt

Voor vijf man is een Excel genoeg. Pak dan de gratis VCA- en certificaten-tracker: dezelfde kolommen die Certly bij import herkent.

Groeit het, dan doet Certly de stappen hierboven voor je. Je legt per functie vast welke documenten verplicht zijn, en het dashboard toont niet alleen wat verloopt, maar ook wat ontbreekt. Op 90, 60 en 30 dagen vóór elke vervaldatum gaat er vanzelf een mail uit. Met de opdrachtgeversmatrix (Certly Pro) zie je per opdrachtgever wie je er vandaag naartoe kunt sturen, met de reden als het niet kan. Je bestaande Excel of een map vol gescande certificaten zet je er in één keer in.