Zo plan je alle keuringen en herhalingen voor 2027 in één middag

Certificaten en keuringen verlopen het hele jaar door, maar de meeste bedrijven behandelen elke vervaldatum als een losse verrassing: er valt een herinnering (of erger: een constatering), en dán wordt er gepland. Het kan ook andersom — één middag in het najaar, en heel 2027 staat vast. Zo doe je dat.

Stap 1 — Inventariseer alles wat in 2027 verloopt (30 minuten)

Trek de lijst van alle documenten met een vervaldatum in 2027: certificaten van medewerkers, keuringen van materieel, vergunningen van het bedrijf. Vergeet de drie categorieën die altijd worden gemist:

• Cyclische keuringen zonder document — ladders, gereedschap, hijsmiddelen, valbeveiliging: de volgende datum is "laatste keuring + interval".
• Tussentijdse deadlines — de Code 95-urenstand, de nascholing voor de spuitlicentie, de eerste TCVT-bijscholing: geen vervaldatums, wel harde deadlines.
• Bedrijfsdocumenten — eurovergunning, verzekeringen, certificeringen. Weinig datums, maximale impact.

Stap 2 — Leg de datums naast je seizoen (15 minuten)

Elke branche heeft rustige maanden: de bouw rond de winter, het groen in januari–februari, transport vaak buiten de piekmaanden. De regel is simpel: verplaats elke herhaling die je kunt verplaatsen naar het dal. Een BHV-herhaling in februari kost een halve dag; dezelfde herhaling in de drukste maand kost een halve dag én een verstoorde planning.

Let op de documenten waarbij je niet vrij kunt schuiven: de ADR-herhaling kan alleen in het laatste jaar vóór de vervaldatum, en een rijbewijs C-verlenging heeft een doorlooptijd van maanden. Die plan je op de vroegst mogelijke datum.

Stap 3 — Bundel wat te bundelen valt (30 minuten)

Losse cursusplekken zijn duur en versnipperen de planning. Bundelen loont dubbel:

• BHV-herhalingen van het hele team op één of twee vaste dagen.
• Keuringsrondes per categorie in plaats van per apparaat: alle ladders in week 6, al het elektrisch gereedschap in week 8 — de keurmeester komt één keer.
• Code 95-nascholing en ADR combineren waar het kan: ADR-cursusdagen tellen bij de meeste opleiders mee als Code 95-uren.

Wat dat budgettair betekent, reken je na met wat kosten je keuringen komend jaar.

Stap 4 — Zet de bewaking aan (15 minuten)

Een jaarplanning zonder bewaking is over drie maanden een verouderd document: er komt personeel bij, een keuring schuift, een cursus wordt verzet. Zet daarom elke datum in een systeem dat zelf waarschuwt en meebeweegt. In Certly rekent elke geklikte "keuring uitgevoerd" de volgende datum automatisch uit, en gaan de herinneringen 90, 60 en 30 dagen vooraf vanzelf de deur uit — ook naar de medewerker zelf.

De winst

Eén middag werk levert op: geen spoedcursussen tegen spoedtarief, geen chauffeur die onverwacht vier maanden niet mag rijden, geen keurmeester die vijf keer per jaar losse ritten factureert — en een auditor die in 2027 een dossier ziet waar over nagedacht is. De vervaldatums bepalen dan de planning, in plaats van dat ze haar verstoren.